Wchodzimy w Nowy Rok z bagażem nowych obowiązków. Jeszcze nie zdążyliśmy w pełni oswoić się z KSeF, a na horyzoncie wyrasta już kolejny gigant – Centralny Rejestr Umów (CRU). W temacie tym działo się wiele: terminy przesuwano, koncepcje zmieniano, a niepewność narastała. Jednak ustawa z dnia 4 grudnia 2025 r. stawia kropkę nad „i”. Legislacyjny ping-pong dobiegł końca – to już nie projekt, a obowiązujące prawo.
Nowe przepisy niosą ze sobą zarówno rozwiązania ułatwiające życie, jak i dylematy prawne. Czy CRU stanie się biurokratycznym koszmarem, czy może szansą na „bardziej ludzką administrację”? Przyjrzyjmy się cieniom i blaskom tego rozwiązania.
Nie ulega wątpliwości, że urzędników czeka dodatkowa praca przy wprowadzaniu danych. Warto jednak dostrzec, że ustawa zawiera mechanizm, który docelowo może drastycznie zmniejszyć ilość papierologii w urzędach. O co chodzi?
Znowelizowana ustawa o dostępie do informacji publicznej wprowadza rewolucyjną zmianę w art. 10 ust. 1. Zgodnie z nowym brzmieniem, informacja publiczna, która została udostępniona w Centralnym Rejestrze Umów JSFP, nie musi być udostępniana na wniosek. W praktyce oznacza to ogromną oszczędność czasu. Gdy do urzędu wpłynie zapytanie o kopię umowy czy jej koszty, urzędnik nie będzie musiał już kserować dokumentów, anonimizować ich ręcznie i wysyłać pocztą. Wystarczy odesłać petenta do jawnego rejestru.
Pełna transparentność zastępuje domysły. CRU wprowadza ustawową zasadę jawności, co w praktyce oznacza koniec żmudnego „tłumaczenia się” z wydatków – dane raz wprowadzone do systemu stają się informacją sektora publicznego dostępną do ponownego wykorzystywania. To mechanizm, który nie tylko uszczelnia system i ucina niepotrzebne spekulacje, ale również buduje potężną bazę wiedzy rynkowej. Dzięki możliwości porównania warunków umów w skali całego kraju, konkurencyjność ofert powinna wzrosnąć, dając samorządom szansę na otrzymanie znacznie korzystniejszych warunków współpracy.
W administracji łatwo wpaść w pułapkę przyzwyczajeń – powielamy schematy i dublujemy czynności, często nie dostrzegając, jak wiele czasu tracimy na zadania, w których może wyręczyć nas technologia. Wchodząca w życie nowelizacja to punkt zwrotny, który wymusi przyspieszenie cyfryzacji samorządów. Choć przygotowanie się do daty granicznej 1 lipca 2026 r. może początkowo rodzić wyzwania organizacyjne, to jest to krok w stronę „bardziej ludzkiej administracji”. Docelowo na tej zmianie wygrają wszyscy: urzędnicy zyskają narzędzia oszczędzające czas, a mieszkańcy – pełną jawność, na którą zasługują.
Niestety, nowe przepisy to także ryzyka, których nie tylko Skarbnicy czy Sekretarze muszą być świadomi, ale przede wszystkim Kierownicy Jednostek.
Odpowiedzialność za RODO spada na Kierownika. To największe zagrożenie. Choć Minister Finansów dostarcza system teleinformatyczny, to ustawa stanowi, że obowiązki administratora danych (RODO) w zakresie treści wpisywanych umów wykonuje wyłącznie Kierownik Jednostki. Błędy zdarzają się każdemu, ale odpowiedzialność spadnie na Wójta, Burmistrza czy też Dyrektora, a nie na dostawcę systemu.
Ustawodawca narzuca rygorystyczne tempo. Informacje muszą trafić do rejestru „bez zbędnej zwłoki”, nie później niż w terminie 30 dni od zawarcia umowy lub zmiany jej warunków (aneksu). Do terminu nie wlicza się jedynie dni, w których wystąpiła oficjalna awaria systemu centralnego ogłoszona w BIP. Brak prądu w urzędzie nie będzie żadnym wytłumaczeniem, dlatego nie można czekać do ostatniej chwili. Sformułowanie „bez zbędnej zwłoki” oznacza załatwienie sprawy tak szybko, jak to możliwe, bez nieuzasadnionych opóźnień, choć niekoniecznie natychmiast.
Z zapisów ustawy wnioskujemy co powinniśmy robić, jakie obowiązki spoczywają na JST, ale nie wiemy jeszcze jak należy je wypełniać. Czekamy na stosowne rozporządzenia, które wyjaśnią wątpliwe kwestie, a jest ich całkiem sporo (przykład: na dzisiaj nie wiemy jaką wartość umowy podamy w CRU, czy będzie to kwota netto, a może brutto?).
📅 Kluczowe daty wynikające z ustawy to:
• 1 kwietnia 2026 r. – start składania wniosków o założenie kont w systemie.
• 1 lipca 2026 r. – moment, od którego umowy muszą być rejestrowane na nowych zasadach.
Czy jesteśmy gotowi? Czas pokaże, ale jedno jest pewne – okres przejściowy warto wykorzystać na przygotowanie procedur i narzędzi, by 1 lipca CRU nie stał się dla nas zaskoczeniem.
Jak to zrobić? Zacznij od spotkania z Publink podczas webinaru 13 stycznia o 10:00.