Nowelizacja ustawy o finansach publicznych z 4 grudnia 2025 r. wprowadza rewolucję w jawności umów, a wraz z nią nowe obowiązki i dużą odpowiedzialność. Kto ma się tym rejestrem zajmować? Kto powinien zorganizować procedury? Uregulowania wewnętrzne to jedna sprawa, natomiast ustawodawca precyzyjne wskazał osoby odpowiedzialne, aby uniknąć rozmycia kompetencji wewnątrz struktur administracyjnych. To kierownik jednostki udostępnia i aktualizuje w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych informacje o umowie zawartej przez jednostkę sektora finansów publicznych lub na jej rzecz, jeżeli umowa ta spełnia łącznie następujące warunki:
1) stanowi zamówienie w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy z dnia 11 września 2019 r. − Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320, z późn. zm.[2]));
2) została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej.
W myśl zasady ogólnej: obowiązek spoczywa na kierowniku jednostki. Ustawodawca przewidziała jednak szczegółowy podział charakterystyczny dla jednostek sektora finansów publicznych.
- Jednostki bez osobowości prawnej: Jeśli umowa została zawarta na rzecz konkretnej jednostki (np. szkoły), obowiązki wykonuje kierownik tej właśnie jednostki.
- Organy władzy: W przypadku umów zawieranych przez organy władzy publicznej (np. wójta czy zarząd powiatu), odpowiedzialność spoczywa na kierowniku jednostki obsługującej ten organ.
- Umowy wspólne: Gdy umowa dotyczy wielu jednostek, każdy z ich kierowników odpowiada za wpisanie informacji w zakresie odnoszącym się do jego placówki.
W pierwotnej propozycji zapisy ustawy o finansach publicznych miały być bardzo restrykcyjne: Kto nie wykonuje lub nie dopuszcza do wykonania obowiązku prowadzenia, aktualizacji, udostępnienia lub wprowadzania danych do rejestru umów, o którym mowa w art. 34a ust. 1, albo podaje w nim nieprawdziwe dane, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Ostatecznie zrezygnowano z tego zapisu, tym samym nie przewiduje się odpowiedzialności karnej kierowników jsfp dotyczącej nierealizowania lub nieprawidłowego realizowania wprowadzanego obowiązku. Nie oznacza to jednak, że nic im nie grozi w przypadku zaniechania ustawowych obowiązków. Odpowiedzialność administracyjna nie jest tak dotkliwa jak odpowiedzialność karna, ale również może być bolesna.
Poprzez zmianę ustawy o dostępie do informacji publicznej, CRU stał się oficjalnym publikatorem informacji publicznej. Informacja publiczna, która nie została udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej, portalu danych, Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych – jest udostępniana na wniosek. Zapis ten sugeruje, że sam brak wpisu w CRU nie oznacza automatycznie „nieudostępnienia” informacji w rozumieniu karnym, o ile urząd udostępni tę umowę na wniosek obywatela. Jednakże, uporczywe niewykonywanie obowiązku publikacji w CRU (które ma charakter publikacji z urzędu, bezwnioskowej) naraża kierownika na zarzut, że wbrew ciążącemu na nim obowiązkowi nie udostępnia informacji w formie wymaganej przez ustawę o finansach publicznych. Warto tutaj zwrócić uwagę, że art. 23 ustawy o dostępie do informacji publicznej stanowi: Kto, wbrew ciążącemu na nim obowiązkowi, nie udostępnia informacji publicznej podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
Ustawa bardzo wyraźnie rozdziela odpowiedzialność techniczną od merytorycznej. Minister Finansów zapewni jedynie system i odpowiada za dane użytkowników kont. Natomiast kierownik jednostki jest jedynym administratorem danych osobowych zawartych w informacjach o umowach. Oznacza to, że jeśli do publicznego rejestru trafią dane, które powinny być chronione (np. ze względu na prywatność osoby fizycznej), pełną i wyłączną odpowiedzialność za naruszenie RODO ponosi kierownik jednostki. Kierownik musi również wskazać w rejestrze podstawę prawną ewentualnego ograniczenia jawności informacji o umowie.
Trzeba się przygotować, a nie bać. Nie wszystko jest jeszcze jasne. Czekamy na rozporządzenia Ministra Finansów, które mogą rzucić nowe światło na wiele kwestii wynikających z ustawy. Co można zrobić, aby z wyprzedzeniem przygotować się na Centralny Rejestr Umów? O tym w następnym artykule.