W Publink Umowy można skorzystać z importu umów wprowadzanych uprzednio do zewnętrznego rejestru poprzez uzupełnienie pliku znajdującego się w programie.
Przygotowanie pliku
Po zalogowaniu do programu Umowy należy kliknąć na przycisk z dwiema strzałkami, który znajduje się w prawym górnym rogu, obok “Dodaj umowę wydatkową” i wybrać “Importuj umowy z pliku”.
Wówczas otworzy się nowe okno przeglądania, gdzie należy pobrać przygotowaną formatkę do uzupełnienia.
Po kliknięciu na “Wzór pliku excel” na komputerze w folderze “Pobrane” zapisze się plik xls, który należy uzupełnić wartościami z zewnętrznego rejestru.
W jednym pliku można wprowadzić umowy tylko z jednego wydziału. Dla każdego należy przygotować osobne zestawienie. Podobny podział należy zastosować dla umów wydatkowych i dochodowych.
Wgranie pliku do Publink Umowy
Aby wgrać umowy dla konkretnego wydziału należy przejść do opcji “Importuj umowy z pliku” i określić widoczność importowanych umów poprzez przypisanie ich do wydziału na rozwijanej liście i określenie widoczności dla współpracowników.
Następnie należy wybrać rodzaj umów, który uprzednio przygotowano w pliku, który ma zostać wgrany.
I przejść do wyboru odpowiedniego pliku z komputera, po kliknięciu na “+Dodaj plik do importu”.
Wówczas otworzy się okno systemowe, w którym zaznaczamy przygotowany plik i potwierdzamy wybór poprzez “Otwórz”, a następnie klikając na “Importuj umowy” w prawym dolnym rogu. Jeśli plik został wypełniony poprawnie - umowy zaimportują się do systemu zgodnie z naniesionymi wartościami.
Pole Kontrahent pozostanie w umowach puste - należy go wprowadzić ręcznie, osobno do każdej umowy poprzez edycję dokumentów.