Jak rozpocząć pracę w programie z jednostkami organizacyjnymi?

Wymagania wstępne 

Ta instrukcja dotyczy sytuacji, w której w Bestii Twoja uchwała budżetowa (oraz jej zmiany) nie ma wypełnionej kolumny "Jednostka"— czyli pozycje dochodów i wydatków nie są przypisane do konkretnych jednostek organizacyjnych. Jednocześnie masz już w Bestii przygotowane plany finansowe dla poszczególnych jednostek.

W takiej sytuacji Publink Budżet nie jest w stanie automatycznie rozdzielić pozycji uchwały pomiędzy jednostki na podstawie samej uchwały — dlatego dokument budżetowy i plany finansowe wgrywasz jako dwa osobne źródła, a następnie łączysz je ręcznie w aplikacji.

Wgrywanie dokumentów budżetowych z Bestii 

1. Przejdź do zakładki "Uchwała "-> "Lista uchwał" i wybierz rok budżetowy, którego dotyczy import — lista uchwał dla tego roku powinna być pusta.
2. Kliknij ikonę „+” w prawym górnym rogu i w sekcji „Zaimportuj dokumenty” wybierz „Z Bestii”.
3. W oknie „Import plików” sprawdź datę przy „Paczka danych aktualna na dzień” — dane pobiera w tle Plikomat, więc jeśli paczka jest nieaktualna (albo Plikomat nie zdążył jeszcze zsynchronizować danych), kliknij „Odśwież”.
4. Zaznacz checkboxy przy uchwale budżetowej oraz wszystkich jej zmianach w ciągu roku (zarządzeniach i uchwałach zmieniających), tak aby zaimportować kompletną listę dokumentów budżetowych z Bestii za dany rok, i kliknij „Importuj”.

Wgrywanie planów finansowych 

1. Przejdź do "Uchwała" → "Plany finansowe" i wybierz ten sam rok budżetowy.
2. Kliknij przycisk „+” w prawym górnym rogu.
3. W sekcji „Zaimportuj dokumenty” wybierz „Pliki XML” i wskaż plik(i) planu finansowego wyeksportowane z Bestii.
4. Wgraj w ten sposób plan finansowy wyjściowy oraz wszystkie jego zmiany, które miały miejsce w ciągu roku — każda zmiana PF powinna trafić do systemu jako osobny wgrany plik.

 Usunięcie pozycji dochodów i wydatków z dokumentu 

Ponieważ podział na jednostki będzie teraz pochodził z wgranych planów finansowych, a nie z samej uchwały, z każdego wgranego dokumentu budżetowego usuwamy jego oryginalne pozycje dochodów i wydatków.

1. Otwórz dokument budżetowy i przejdź do zakładki "Dochody" lub "Wydatki".
2. Najedź na wiersz z pozycją do usunięcia i kliknij ikonę „⋮” przy tym wierszu.
3. Z menu wybierz „Usuń” (lub użyj skrótu Ctrl + Del).
4. Powtórz dla wszystkich pozycji dochodów i wydatków w dokumencie.

 Przypięcie planów finansowych do dokumentu 

1. W widoku dokumentu budżetowego kliknij „Plany Finansowe” w prawym górnym rogu — otworzy się panel z listą planów finansowych pogrupowanych po jednostkach.
2. Dla każdej jednostki zaznacz checkbox przy właściwym planie finansowym (lub jego zmianie), który ma zostać przypięty do tego dokumentu.
3. Po zaznaczeniu wszystkich potrzebnych planów zamknij panel — pozycje z planów finansowych zastąpią usunięte w kroku 4 pozycje dochodów i wydatków, tym razem z prawidłowym przypisaniem do jednostek.