Twoje pierwsze kroki w programie 

 

Logowanie do modułu, dodawanie użytkownika oraz wydziału 

Logowanie 

Aby rozpocząć pracę w systemie, przejdź na stronę konto.publink.com. Wystarczy, że wpiszesz swój adres e-mail oraz hasło, które zostało ustalone podczas rejestracji.

Jak dodać wydział? 

• Przejdź do sekcji "Użytkownicy" w menu bocznym.
• Wybierz zakładkę "Jednostki organizacyjne".
• Kliknij przycisk "Dodaj wydział".
• Wpisz nazwę wydziału oraz nazwę skróconą.
• Wybierz pod jaką jednostką funkcjonuje wydział.
• Zatwierdź zmiany. 

Jak dodać użytkownika? 

• Przejdź do zakładki "Użytkownicy".
• Kliknij przycisk "Dodaj użytkownika".
• Wpisz imię nazwisko oraz adres e-mail.
• Przypisz użytkownikowi rolę -> więcej na temat ról przeczytasz tutaj. 
• Jeśli to koniecznie pamiętaj nadać użytkownikowi uprawnienia do przypisywania faktur z KSeF. 
• Zatwierdź zmiany. 

 

Nawigacja po module 

Kolumny tabeli 

W widoku list umów i faktur znajdują się najważniejsze informacje o dokumentach. Kliknij w przycisk „Ustaw kolumny”, aby wybrać tylko te dane, które są dla Ciebie najważniejsze. Możesz ukryć zbędne pola, aby tabela była bardziej przejrzysta.

Wyszukiwarka 

• Wyszukiwarka ogólna - znajduje się nad tabelą. Wpisujesz dowolną frazę (np. nazwę kontrahenta), a system przeszukuje całą listę i wyświetla pasujące wyniki. 

• Wyszukiwanie w kolumnach - każda kolumna w tabeli posiada własne pole wyszukiwania. Możesz wpisać dowolną frazę, a lista dokumentów zacznie się filtrować. 

• Filtrowanie dat - w kolumnach z datą możesz szybko zawęzić widok do konretnego zakresu dat. 

Kończące się umowy 

W programie znajduje się filtr dotyczący terminów. Pozwala on wyodrębnić umowy, których data obowiązywania dobiega końca.

Możesz zawęzić listę do umów wygasających w ciągu: 

• 90 dni, 

• 30 dni, 
• 14 dni. 

Aby wyłączyć to filtrowanie, wystarczy wybrać opcję "Wszystkie". 

Dodatkowo ikonka budzika pojawia się automatycznie przy każdej umowie, która wygasa w ciągu najbliższych 30 dni. 

 

Dodanie pierwszej umowy 

Dodawanie umów wydatkowych i dochodowych w programie wygląda bardzo analogicznie. Staraliśmy się maksymalnie uprościć i zautomatyzować ten proces. 

Dodawanie pliku 

• Kliknij przycisk "Dodaj umowę wydatkową". 
• Wybierz z dysku plik PDF z umową. 
• Autuzupełnienie: Po wgraniu pliku, system zeskanuje go i odczyta podstawowe dane: 
  • numer umowy; 
  • kontrahenta, 
  • daty, 
  • kwoty. 

Szczegóły umowy 

• Autonumeracja: Jeśli Twoja jednostka korzysta z automatycznego nadawania numerów dla umów wydatkowych, system nada kolejny numer zgodnie z przyjętym schematem. Więcej na temat autonumeracji przeczytasz w tym artykule. 
• Dane kontrahenta: Jeśli dane kontrahenta nie zaczytały się automatycznie, możesz dodać je ręcznie. Wystarczy wpisać NIP, a pozostałe dane pobierzmy z bazy GUS. 

• Udostępnianie umowy: przypisz umowę do wydziału oraz określ jej widoczność: 
  • dla wszystkich pracowników oraz kierownika wydziału i Skarbnika, 
  • dla kierownika wydziału oraz Skarbnika, 
  • tylko dla Skarbnika. 
• Etykiety: oznacz umowy etykietą, aby ułatwić filtrowanie list. Możesz wybrać etykietę z listy lub dodać własną. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj. 

 

Aneksy i uzasadnienia 

W programie możesz wprowadzić już podpisany aneks lub wygenerować treść aneksu. 

Dodawanie aneksu 

• Wejdź w wybraną umową i przejdź do zakładki "Aneksy". 

• Kliknij przycisk "Dodaj aneks". 
• Uzupełnij: numer aneksu oraz datę początku i końca obowiązywania aneksu, jeśli są inne niż okres obowiązywania umowy.
• Przejdź do kolejnego kroku, klikając "Dalej". 
• Uzupełnij zmiany w umowie wprowadzane aneksem. Nie musisz uzupełniać wszystkich pól - tylko te które ulegają zmianie. 
• Wprowadź uzasadnienie aneksu. Po wpisaniu własnej treści, możesz skorzystać z naszego wsparcia AI, w celu dopracowania treści. 
• Zatwierdź aneks, klikając w "Zapisz".

Generowanie aneksu 

• Wejdź w wybraną umową i przejdź do zakładki "Aneksy".

• Kliknij przycisk "Generuj treść aneksu".
• Uzupełnij: numer aneksu oraz datę początku i końca obowiązywania aneksu, jeśli są inne niż okres obowiązywania umowy.
• Przejdź do kolejnego kroku, klikając "Dalej". 
• Uzupełnij zmiany w umowie wprowadzane aneksem. Nie musisz uzupełniać wszystkich pól - tylko te które ulegają zmianie. 
• Wprowadź uzasadnienie aneksu. Po wpisaniu własnej treści, możesz skorzystać z naszego wsparcia AI, w celu dopracowania treści.
• Kliknij przycisk "Zapisz i generuj". 
• Następnie pojawi się treść aneksu, którą możesz skopiować i wkleić do edytora tekstu. 
• Po kliknięciu "Zamknij", aneks zostanie dodany do umowy. 

 

Dodawanie pierwszej faktury 

Nową fakturę możesz dodać na kilka sposobów: z zakładki Faktury, z poziomu dodanej już umowy, klonując poprzednią fakturę. 

Dodawanie dokumentu w zakładce "Faktury"

• Przejdź do zakładki "Faktury" i kliknij przycisk "Dodaj fakturę". 

• Wybierz z dysku plik PDF z fakturą. 
• Autuzupełnienie: Po wgraniu pliku, system zeskanuje go i odczyta podstawowe dane: 
  • numer faktury, 
  • datę wystawienia, 
  • kwoty netto i brutto. 
• Dane kontrahenta: Jeśli dane kontrahenta nie zaczytały się automatycznie, możesz dodać je ręcznie. Wystarczy wpisać NIP, a pozostałe dane pobierzmy z bazy GUS. 
• Zaangażowanie: Fakturę możesz zaangażować w umowie znajdującej się już w programie, w ePublink Budżet lub możesz pominąć ten krok. 

• Udostępnianie faktury: przypisz fakturę do wydziału oraz określ jej widoczność: 
  • dla wszystkich pracowników oraz kierownika wydziału i Skarbnika, 
  • dla kierownika wydziału oraz Skarbnika, 
  • tylko dla Skarbnika. 
• Etykiety: oznacz fakturę etykietą, aby ułatwić filtrowanie list. Możesz wybrać etykietę z listy lub dodać własną. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.

 

Dodanie faktury z poziomu umowy 

• Wejdź w wybraną umowę. 
• Przejdź do zakładki "Faktury". 
• Kliknij przycisk "Dodaj fakturę". 
• Następnie wypełnij formularz zgonie z opisem w poprzednim podrozdziale. 

 

Kopiowanie faktury 

• Wejdź w wybraną umowę. 
• Przejdź do zakładki "Faktury". 
• Kliknij w trzy kropki przy fakturze już dodanej w tej umowie. 
• Wybierz opcję "Utwórz kopie". 
• Jeśli masz potrzebę, 

 

Ustawienia ogólne 

Sekcja Ustawienia (dostępna w lewym dolnym rogu ekranu) pozwala na konfigurację kluczowych parametrów programu. Dzięki nim zautomatyzujesz powtarzalne czynności i zadbasz o spójność danych.

Zamówienia publiczne 

Tutaj określisz próg wartości dokumentów z zamówień publicznych. System będzie pilnował tego limitu. 

Etykiety dokumentów 

Etykietami możesz w dowolny sposób oznaczać dokumenty. W słowniku etykiet możesz: edytować tagi, usuwać je oraz dodawać. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj. 

Autonumeracja 

Dzięki tej opcji, system automatycznie nada numer CRU, każdej umowie wprowadzonej do niego. Więcej na temat autonumeracji przeczytasz w tym artykule.