Odpowiedzi na najczęstsze pytania - projekt budżetu 2027

 

Integracja Publink z Bestią 

Czy lepiej zacząć projekt w Publink i przenieść go do Bestii, czy odwrotnie?

Najlepiej zacząć w Publink. Jest tu  gotowa nowa klasyfikacja, historia pozycji i pomoc w mapowaniu paragrafów. Publink pozwala też na większą szczegółowość (zadania, podpozycje, wydziały), która przechodzi dalej do autopoprawki, uchwały i zmian w ciągu roku. Bestię warto traktować jako miejsce wysyłki, wtedy żadne dane nie giną.

Dlaczego nie mam opcji „Budżet z Bestii z planów finansowych”, skoro mam pobrane plany za 2026?

Opcja pojawia się tylko wtedy, gdy plany finansowe za 2026 r. są w Bestii (budżet 2026 → zakładka Plany finansowe). Jeśli tam są, a opcji nadal nie ma, paczka danych w programie jest pewnie nieaktualna. Wtedy proszę kliknąć „Odśwież” w oknie kreatora projektu albo wysłać paczkę ponownie Plikomatem.

Czy zadania utworzone w Publink automatycznie przenoszą się do Bestii? 

Nie. Zadania utworzone w Publink istnieją tylko w Publink i nie są transportowane do Bestii. Będą natomiast widoczne w generowanych dokumentach (uzasadnienie, załączniki) oraz w tabelach w module. 

Czy zadania utworzone w Bestii można przenieść do Publink? 

Tak, tworzy się je i zarządza nimi w słownikach w Bestii, a do Publink trafiają przez import Plikomatem (paczka „słownik jednostek i zadań”).

Czy plany finansowe opracowane w Bestii można zaimportować do Publink? 

Tak, w zakładce "Projekt" -> "Plany finansowe" pod ikonką "+" w prawym górnym rogu programu. Można skorzystać z opcji wgrania planów finansowych za pomocą pliku XML lub z Bestii za pośrednictwem Plikomatu. 

Jak zaciągnąć dane z Bestii do Publink? 

W przypadku zaciągania danych z Bestii niezbędny jest Plikomat. Ważne jest to, aby dobrze go skonfigurować -> przeczytasz o tym w tych artykułach. Następnie Plikomat będzie wywoływany automatycznie przez program. 

Tworzenie i praca nad projektem budżetu 

Od czego zaczyna się tworzenie projektu budżetu na 2027 rok? 

Projekt tworzy się jednym przyciskiem „Generuj projekt budżetu 2027” w zakładce Projekty.  Bazą są dane budżetowe z 2026 roku wprowadzone w Publink Budżet lub w Bestii - zależnie od wyboru użytkownika. 

Którą opcję generowania projektu wybrać, jakie dane źródłowe? 

Czy w ustawieniach projektu można ustawić własne wskaźniki (wzrost wynagrodzeń, inflacja)? Czy skarbnik może je zmienić? 

Nie. Przy generowaniu projektu wartości bieżące są przeliczane wskaźnikami makroekonomicznymi Ministerstwa Finansów (inflacja, wynagrodzenia, PKB) i te wskaźniki przyjmujemy na stałe. Zaproponowane kwoty można jednak dowolnie zmienić w każdej pozycji, a każda zmiana zapisze się w historii pozycji. Na własne wyliczenia można też dodać dodatkową kolumnę w tabeli przestawnej.

Czy przy generowaniu projektu paragrafy z 2026 są automatycznie mapowane na odpowiedniki z 2027, i co zrobić z paragrafami bez przypisanego odpowiednika? 

Tak, tam gdzie mapowanie jest jednoznaczne, system podstawia nowy paragraf automatycznie. Gdy stary paragraf rozbija się na kilka nowych, program nie jest w stanie zgadnąć podziału — takie pozycje są oznaczone czerwonym podkreśleniem/znacznikiem i trzeba je uzupełnić ręcznie: wskazać właściwy nowy paragraf (lub kilka) i rozdzielić między nie kwotę. "Tryb Historia" w takim przypadku „pamięta” tylko stary, zbiorczy paragraf i nie rozdzieli historycznych wartości pomiędzy nowe paragrafy — historia zostaje wspólna dla rozbitych pozycji. 

Jak dodać rozdziały i paragrafy na 2027 r., których nie było w 2026 r.? 

Wystarczy dodać nową pozycję: plusik „Dodaj pozycję” w starej tabeli albo „Dodaj wiersz” w tabeli przestawnej. Po wybraniu działu i rozdziału można wpisać:

• stary paragraf, a program podpowie mapowanie na klasyfikację 2027,
• albo od razu nowy paragraf klasyfikacji 2027, a stary uzupełni się sam.

Na koniec wpisujemy wartość.

Jak dodać kilka zadań do jednego paragrafu? 

Pozycję należy zduplikować (opcja „Duplikuj pozycję”) i w każdej kopii wybrać inne zadanie oraz wpisać jego kwotę. Każda klasyfikacja razem z zadaniem to osobny wiersz, więc w budżecie może być kilka pozycji o tej samej klasyfikacji, różniących się zadaniem. Drugi sposób to jedna pozycja z kilkoma podzadaniami.

Jak przenieść dane z wydatków do wydatków inwestycyjnych w toku tworzenia projektu? 

Po uzupełnieniu pozycji w wydatkach  dostępna jest funkcja "Kopiuj do wydatków inwestycyjnych" — nie trzeba wprowadzać tych samych pozycji dwa razy. 

Dlaczego zakładka „Wydatki inwestycyjne” jest pusta, mimo użycia opcji „Kopiuj z wydatków”?

Żeby wydatki przeniosły się do inwestycyjnych, muszą być spełnione dwa warunki:

• w pozycjach jest uzupełniona nowa klasyfikacja 2027,
• paragrafy inwestycyjne mają wartości większe od zera.

Czy zadania są widoczne w uzasadnieniu? 

Tak, zadania (zarówno ze słownika Bestii, jak i Publink) opisują się w uzasadnieniu, jeśli włączymy odpowiedni układ załączników. Dzięki temu radni i mieszkańcy widzą, jakie konkretnie zadania są realizowane, dlatego zachęcamy do uzupełniania kolumny „Zadanie”.

Na jakim etapie ustawić fundusz sołecki, żeby generował się załącznik? 

Fundusz sołecki dodaje się jako podpozycję w trakcie pracy nad projektem budżetu. Tylko taki sposób dodania sprawia, że załącznik utworzy się automatycznie, z podziałem na sołectwa. Nie trzeba zakładać osobnej jednostki ani wydziału.

1. W wybranej pozycji proszę kliknąć „Dodaj podpozycję” i wybrać „Fundusz sołecki”.
2. Wpisać nazwę sołectwa (wystarczy raz, potem będzie do wyboru z listy) i kwotę.
3. Jeśli w tej klasyfikacji jest kilka sołectw, dodać kolejne podpozycje.
4. Do funduszu można dodać podzadania z nazwami przedsięwzięć.

Jak zmienić szczegółowości budżetu od projektu na 2027 rok?

Zmianę szczegółowości wprowadza się w Bestii. Gdy Bestia otworzy nowy rok budżetowy, należy przejść do zakładki „Układ dokumentów planistycznych" i tam ustalić interesującą nas szczegółowość — osobno dla załączników projektu i dla planów finansowych do projektu. Warto pamiętać, że tę samą zmianę trzeba później wprowadzić również dla uchwał. 

Czy po sprawozdaniach wrześniowych da się zaktualizować samo wykonanie bieżącego roku? 

Tak. Na liście projektów, w prawym górnym rogu, jest ikona strzałki „Uaktualnij historię”. Program pobierze wtedy najnowsze sprawozdania dostępne w Bestii. Tę opcję ma tylko skarbnik.

Czy po uaktualnieniu danych historycznych zmienią się też wartości na 2027 r.? 

Nie. Zmieniają się tylko kolumny historyczne (wykonanie 2024 i 2025 oraz plan i wykonanie 2026). Kwoty na 2027 r. zostają bez zmian.

Czy zachowywana jest historia zmian pozycji i czy można ją później podglądnąć, np. w przypadku współpracy z jednostkami/wydziałami?

Od 14.09.2026 r. w programie jest zapisywana historia edycji zmian w pozycjach w dokumencie budżetowym i w planach finansowych. Można dla każdego wiersza sprawdzić datę i godzinę zmiany, jej autora (rola oraz e-mail) oraz wprowadzoną kwotę.

Uprawnienia i praca jednostek organizacyjnych 

Jak w praktyce jednostki pracują w programie – jaki mają zakres działań? 

Pracownicy jednostek/wydziałów dostają konto z dostępem tylko do swojego wycinka — swojego planu finansowego; nie widzą planów innych jednostek ani całości projektu budżetu, którą widzi Skarbnik. W ramach swojego planu może:

• uzupełniać wartości,

• korzystać z trybu Historia (podgląd wykonania z lat ubiegłych i planu 2026),

• dodawać zadania Publink,

• dodawać uzasadnienia do pozycji,

• komentować pozycje w rozmowie ze skarbnikiem (rodzaj czatu przy danej pozycji). 
  

Pracę kończy, zmieniając status z "Roboczy" na "Do akceptacji", więcej na ten temat przeczytasz w tej instrukcji. 

Jak pracownicy wydziałów merytorycznych będą tworzyć plany na 2027 r.? Czy wydziały można zmieniać lub usuwać? 

Skarbnik dodaje wydziały na koncie Publink (Jednostki → Dodaj wydział, ze wskazaniem jednostki, pod którą wydział podlega). Następnie w zakładce Użytkownicy dodaje pracowników: imię i nazwisko, e-mail, wydział, rolę i dostęp do Publink Budżet. Cały proces krok po kroku opisuje instrukcja Jak dodać plany finansowe dla wydziałów.

Wydział można edytować ikonką ołówka. Usuwanie wydziałów ze względów bezpieczeństwa zostawiliśmy administratorom Publink. Jeśli jakiś wydział jest zbędny, prosimy o kontakt, usuniemy go.

Chcę podzielić plan urzędu na pracowników merytorycznych, ale bez dawania im dostępu. Jak to zrobić? 

Wystarczy postąpić zgodnie z instrukcją Jak dodać plany finansowe dla wydziałów i pominąć krok dodawania użytkowników. Plany wydziałów powstaną, a uzupełnia je osoba, która już ma dostęp.

Jak połączyć plany wydziałów w jeden plan urzędu lub starostwa? 

Dzieje się to automatycznie. Przy eksporcie XML planów finansowych program scala plany wydziałów i otrzymują Państwo jeden plik dla całego urzędu lub starostwa. Ten plik wgrywa się w Bestii w zakładce Plany finansowe, osobno od projektu budżetu.

W zakładce Plany finansowe nie ma danych jednostek. Co zrobić? 

To zależy od tego, czy w projekcie jest uzupełniona kolumna „Jednostka”:

• Jest uzupełniona: w zakładce Plany finansowe proszę kliknąć w prawym górnym rogu „Generuj plany finansowe”.
• Nie jest uzupełniona (np. komunikat „Nie wygenerowano (0/9) planów finansowych”): można uzupełnić jednostki w projekcie i ponownie kliknąć „Generuj plany finansowe” albo wygenerować projekt jeszcze raz ze źródła, które zawiera informację o jednostkach, np. ze sprawozdań jednostkowych.

Czy w statusie „Roboczy” skarbnik widzi na bieżąco to, co robi jednostka?

Tak. Jeśli plan finansowy ma status "Roboczy", Skarbnik widzi na bieżąco zmiany wprowadzane w dokumencie przez jednostkę. Nie może ich jednak edytować — dokument jest w tym czasie zarezerwowany dla pracownika jednostki, żeby obie strony nie pracowały na nim równocześnie. Skarbnik może jednak w każdej chwili zmienić status planu na "Do akceptacji" albo "Zaakceptowany", co odblokowuje mu możliwość edycji. 

Czy zadania dodane przez pracowników merytorycznych będą widoczne w projekcie u skarbnika? 

Tak. Skarbnik i pracownik merytoryczny widzą ten sam dokument i te same dane. Historia pozycji pokazuje przy tym, kto, kiedy i o ile zmienił kwotę.

Dlaczego jako pracownik w jednostce organizacyjnej nie mogę wysłać planu do Skarbnika? Opcja "wyślij" jest wyszarzona. 

Opcja "wyślij" jest aktywna, gdy: 

• paragrafy nowej klasyfikacji są uzupełnione we wszystkich pozycjach planu; 

• wszystkie pozycje w planu mają wartość większą od zera. 

Jeśli chcemy wysłać plan z wartością zerową, to zalecamy wpisać wartość zastępczą, np. 1 gr. 

Jeśli jednostki przyślą mi projekty w Bestii, czy przed przygotowaniem projektu muszę je przenieść do Publink? 

Tak. Pliki XML planów finansowych należy wgrać w zakładce Projekt → Plany finansowe, a następnie utworzyć projekt i podpiąć do niego te plany.

Czy można zaimportować plan z Excela? 

Nie. Wgrać można tylko plik XML w formacie Bestii, np. wyeksportowany z Bestii albo z programu, który z Bestią współpracuje. Import jest pod plusikiem → „Z XML”.

Jeśli dodam wydziały, a pod nimi pracowników, czy będę miała problem z zaczytywaniem zmian budżetu z Bestii w ciągu roku? 

Nie. W Bestii wydziałów nie ma, więc przy eksporcie Bestia je pominie. Pozycje wgrają się jako urząd albo bez jednostki, zależnie od układu dokumentów wybranego w Bestii.

Jak dodać jednostkę utworzoną w ciągu roku? 

Jednostkę należy najpierw dodać w Bestii, a potem wysłać Plikomatem paczkę „Słownik jednostek i zadań”. Jednostka pojawi się wtedy w Publink i można ją przypisać do pozycji w projekcie.

Czy jedna osoba może obsługiwać kilka jednostek, i czy do jednej jednostki może być przypisanych kilka osób? 

Tak, oba scenariusze są możliwe. Jedna osoba może tworzyć plany finansowe dla kilku różnych jednostek/wydziałów. W obrębie jednej jednostki/wydziału może pracować i być przypisanych do konta kilka osób. 

Czy można utworzyć plan finansowy samorządowego zakładu budżetowego i czy wygeneruje się on do wyodrębnionego załącznika? 

Nie w pełni — moduł nie ma osobnej, zintegrowanej tabeli, która by ten plan uzupełniała automatycznie. Przy generowaniu dokumentu dostępny jest jednak gotowy szablon załącznika „Plan przychodów i kosztów samorządowego zakładu budżetowego”  — pojawi się on w wygenerowanym dokumencie z właściwym numerem i szatą graficzną oraz odpowiednim zapisem w uchwale, ale bez wartości; te trzeba uzupełnić ręcznie po wygenerowaniu.

Jak wygląda dostęp dla jednostek budżetowych – trzeba dokupić dodatkowe stanowiska, czy jest to w ramach obecnej subskrypcji? 

Programy Publink posiadają różne warianty subskrypcji: Solo, Plus i Pro.

Solo oznacza, że skarbnik pracuje sam — bez współpracy z jednostkami.

Plus i Pro obejmują możliwość współpracy z jednostkami organizacyjnymi.

To, jaką subskrypcję ma dana jednostka, widać przy nazwie gminy w koncie Publink — jeśli jest to Solo, a potrzebna jest współpraca z jednostkami, trzeba przejść na wyższy plan (Plus/Pro). 

Szczegółowe informacje na temat planów znajdziesz w naszym cenniku na stronie. Jeśli chcesz przejść na wyższy plan, skontaktuj się z nami pod adresem pomoc@publink.com. 

Eksport projektu i planów finansowych

Czy po wygenerowaniu projektu budżetu do Excela widoczne będą nazwy paragrafów? 

Tak, przed pobraniem dokumentu do Excela w ustawieniach eksportu można wybrać czy opisy działów/rozdziałów/paragrafów mają być widoczne. 

Czy uzasadnienie do uchwały/projektu można edytować 

Tak. Uzasadnienie generuje się jako zwykły plik Word, który po pobraniu na komputer można w pełni edytować — dzielić na części, dopisywać, usuwać, modyfikować wedle potrzeb, poza samym systemem. 

Czy w projekcie budżetu można wygenerować tabelę wydatków z podziałem na jednostki? 

Tak. Przy wyborze załączników każdy z nich można dostosować (przycisk „Dostosuj”) i dodać własne kolumny, w tym kolumnę „Jednostka”. Dla każdego planu finansowego można też osobno wygenerować plan dochodów i wydatków w zakładce Podsumowanie. 

Czy jednostka/wydział może wydrukować wprowadzony przez siebie plan? 

Tak, plany finansowe można pobrać w formie Excela, podobnie jak projekt budżetu. Dodatkowo wchodząc w plan finansowy jest tam zakładki "Podsumowanie". Z jej poziomu można pobrać plan do XML oraz pobrać podsumowanie planu w Wordzie.