Lipiec 2026 jest bliżej, niż się wydaje - a Centralny Rejestr Umów (CRU) to obowiązek, który dotknie każdą jednostkę sektora finansów publicznych bez wyjątku. Jeśli jeszcze nie rozpoczęliście przygotowań, teraz jest dobry moment, aby zadziałać. Kluczowe jest ułożenie wewnętrznego procesu - ustalenie, kto w ramach jednostki odpowiada za publikowanie umów w CRU, jakie umowy podlegają obowiązkowi i w jaki sposób będą przekazywane dane. Równolegle konieczne jest przejście przez integrację z platformą Ministerstwa Finansów. Brzmi jak dużo, ale kroki nie są skomplikowane, najważniejsze by zacząć je systematycznie realizować od dziś.
Od 1 lipca 2026 r. każda jednostka sektora finansów publicznych – urząd gminy, starostwo, szkoła, instytucja kultury – ma obowiązek publikować zawierane umowy w Centralnym Rejestrze Umów prowadzonym przez Ministerstwo Finansów. Umowy podpisane od tego dnia muszą trafić do rejestru w ciągu 30 dni od zawarcia.
Brzmi jak kolejny biurokratyczny projekt? Technicznie – tak. Ale dobrze ułożony proces sprawi, że to nie będzie ciążyć. Złe wieści: system wymaga kilku konkretnych działań, które trzeba wykonać przed 1 lipca. Dobre wieści: jeżeli używasz ePublink Dokumenty, integracja z CRU sprowadza się do jednorazowej konfiguracji – i potem działa sama.
Poniżej opisujemy każdy krok – od ustalenia, kto jest odpowiedzialny, przez rejestrację kont, po konfigurację po stronie ePublink.
Wdrożenie CRU to nie jeden formularz do wypełnienia – to kilka działań, które muszą wydarzyć się w odpowiedniej kolejności i z udziałem konkretnych osób. Żaden z tych kroków nie jest skomplikowany – wymagają czasu i koordynacji, nie wiedzy technicznej. Przejdź przez listę razem z osobą odpowiedzialną za obieg dokumentów lub sekretarzem jednostki – i zacznij od góry.
To nie jest pytanie filozoficzne – to pytanie prawne z konkretną odpowiedzią. Kierownikiem jednostki w rozumieniu ustawy o finansach publicznych jest wójt, burmistrz, prezydent miasta – jeśli mowa o urzędzie gminy lub miasta – albo dyrektor – jeśli mowa o szkole, instytucji kultury lub innej jednostce organizacyjnej. To właśnie ta osoba składa wniosek o konto w systemie CRU. Nie sekretarz, nie informatyk, nie „ktoś z administracji" – kierownik. Warto to ustalić jednoznacznie i na piśmie, zanim ruszy się dalej. Kierownik nie musi obsługiwać systemu osobiście – może wyznaczyć reprezentanta. Reprezentant to osoba upoważniona do działania w imieniu kierownika: składania wniosku o konto, jego aktualizacji, zarządzania kontem i wyznaczania użytkowników. Może nim być dowolna osoba upoważniona przez kierownika. Ważne: główna odpowiedzialność prawna za realizację obowiązku CRU nadal leży po stronie kierownika – reprezentant przejmuje obowiązki techniczne, nie odpowiedzialność. Decyzję, czy kierownik działa sam, czy przez reprezentanta, warto podjąć na samym początku – bo od tego zależy, kto składa pierwszy wniosek.
Ministerstwo Finansów rekomenduje składanie wniosków od 22 kwietnia 2026 r. – to daje wystarczający bufor czasu, żeby spokojnie przejść przez cały proces rejestracji i nadawania uprawnień przed startem obowiązku 1 lipca. Wniosek może złożyć kierownik jednostki osobiście albo jego reprezentant (jeśli zostało wystawione upoważnienie).
Do złożenia wniosku potrzeba trzech rzeczy: profilu zaufanego lub mObywatela (logowanie do systemu), numeru REGON jednostki oraz dokumentu potwierdzającego pełnienie funkcji (np. akt powołania, zarządzenie). Jeśli wniosek składa reprezentant – dodatkowo upoważnienie wystawione przez kierownika. Proces odbywa się w całości online. Jeśli któregoś z tych elementów brakuje – warto to zaadresować dziś, nie w czerwcu.
System CRU rozróżnia dwie role: wprowadzający — który wpisuje dane umowy do systemu – i publikujący – który zatwierdza i ostatecznie wysyła wpis do rejestru. To nie jest przypadkowe. Rozdzielenie tych ról buduje minimalną kontrolę wewnętrzną i zmniejsza ryzyko błędów. Zdecydowanie nie rekomendujemy obsługi CRU z jednego konta przez jedną osobę. Zaplanuj, które osoby w urzędzie albo jednostce będą działać w ramach CRU i w jakiej roli – i uwzględnij urlopy oraz zastępstwa.
Każda osoba, która ma pracować w systemie CRU, zakłada indywidualne konto na jsfp.rejestrumow.gov.pl. Następnie – przez system – składa wniosek o przypisanie jej do jednostki z określoną rolą (wprowadzający lub publikujący). Kierownik zatwierdza każdy taki wniosek. To trwa – warto uruchomić ten proces z wyprzedzeniem, nie w ostatnim tygodniu czerwca. Pamiętaj: konta zakłada się przez profil zaufany lub mObywatela, więc każdy pracownik musi mieć te dane pod ręką
Jeśli używasz ePublink Dokumenty, ten krok zamienia cały proces wysyłki umów w jedno kliknięcie. Żeby ePublink Dokumenty wiedział, do którego rejestru wysyłać umowy Twojej jednostki, trzeba go raz połączyć z systemem Ministerstwa Finansów.
Aby połączyć systemy, zaloguj się do CRU i wejdź w zakładkę Moje dane -> Klucze API. To miejsce, w którym możesz wygenerować indywidualny kod dostępu (nazwany właśnie kluczem API). Skopiuj wygenerowany tam kod. Następnie wklej go na stronie na konto.publink.com w zakładce Integracje -> CRU . To jednorazowe działanie, a od tej chwili każda umowa może być przesłana do rejestru bezpośrednio z naszego modułu – bez ręcznego przepisywania czegokolwiek do portalu MF.
Warto wiedzieć, że tę operację wykonują tylko wybrani pracownicy (tacy, którzy mają w CRU uprawnienie „Publikujący”). Tylko oni, po wklejeniu swojego klucza API, będą widzieli opcję wysyłki dokumentów do rejestru. Cała reszta zespołu może wprowadzać dokumenty do ePublink Dokumenty dokładnie tak, jak robiła to do tej pory. Szczegółowe informacje zawarte są też na stronie konto.publink.com w zakładce Integracje -> CRU.
Od 1 lipca 2026 r. obowiązek obejmuje wszystkie umowy zawarte od tego dnia. Termin na wpisanie umowy do rejestru to 30 dni od daty jej zawarcia. Oznacza to, że jeśli podpiszesz umowę 1 lipca – do CRU musi trafić najpóźniej 31 lipca. Warto od razu wyrobić nawyk i wpisywać umowy na bieżąco, nie czekając do ostatnich dni. Jeżeli masz wdrożony ePublink Dokumenty z integracją API — proces jest maksymalnie uproszczony.
Ważne: rejestracja kont i nadawanie uprawnień może potrwać kilka dni – szczególnie jeśli pracownicy nie mają jeszcze profilu zaufanego. Konta można zakładać od 22 kwietnia 2026 r. Nie zostawiaj tego na ostatni tydzień przed startem – zacznij w maju, żeby mieć czerwiec na spokojne testy.
Cieszymy się, że tu dotarłeś – to znaczy, że temat CRU nie będzie Cię gonił w ostatnim tygodniu czerwca. Przygotowanie się do nowego obowiązku wcale nie musi wyglądać jak gaszenie pożaru. Może wyglądać jak spokojne przejście przez listę kroków.
Jeśli chcesz mieć pewność, że każdy z tych kroków wykonasz poprawnie, jesteśmy do Twojej dyspozycji. Przeprowadzimy Cię przez wdrożenie i skonfigurujemy integrację z ePublink Dokumenty, tak aby 1 lipca był dla Twojej jednostki zwyczajnym dniem pracy, a nie rewolucją. Nie korzystasz jeszcze z naszego systemu? Zapraszamy na prezentację na żywo – pokażemy Ci, jak automatyzacja uwalnia czas i eliminuje ryzyko błędów.
To nie koniec tematu. CRU to obszar, który będzie się zmieniał. W kolejnych wpisach przygotujemy następną dawkę wiedzy. Obserwuj nas, żeby nic Cię nie ominęło.