Widmo Centralnego Rejestru Umów wywołuje w wielu urzędach spore poruszenie. Choć wciąż czekamy na ostateczne wytyczne i doprecyzowanie rozporządzeń Ministra Finansów, jeden fakt jest niepodważalny: CRU nie będzie jedynie kolejnym, jednorazowym obowiązkiem sprawozdawczym. To fundamentalna zmiana w filozofii pracy z dokumentami, która wymusza uporządkowanie codziennych procesów, nadanie jasnych statusów i precyzyjne określenie odpowiedzialności wewnątrz jednostki.
Wdrożenie ePublink Dokumenty już teraz to inwestycja w spokój. Pozwala ono „ułożyć” obieg dokumentów w kontrolowanych warunkach, zanim wejdą w życie rygorystyczne terminy ustawowe. Nasze statystyki za rok 2025 są jednoznaczne: klienci korzystający z systemu wprowadzali średnio do 40 nowych umów miesięcznie i obsługiwali w ich ramach nawet 300 faktur. To ogromny wolumen danych, który bez odpowiedniego narzędzia generuje chaos.
W wielu JST rejestry umów wciąż są rozproszone – każdy wydział prowadzi własny arkusz w Excelu, a czasem dokumenty istnieją wyłącznie w formie papierowej. Z naszym rozwiązaniem żadna umowa nie zaginie w czeluściach archiwum. Rosnące z roku na rok zasoby papierowe nie tylko utrudniają odnalezienie konkretnego zapisu, ale generują wymierne koszty finansowe i przestrzenne. Cyfryzacja rejestru to nie tylko nowoczesność, to po prostu czysty rachunek ekonomiczny. Dokument wprowadzony raz jest widoczny dla wszystkich uprawnionych osób, zachowuje spójną numerację i jest gotowy, by jednym kliknięciem trafić do Centralnego Rejestru Umów.
Każda zmiana systemowa budzi opór, ponieważ kojarzy się z „dodatkową robotą”. W ePublink Dokumenty postawiliśmy sobie za cel, aby system nie był ciężarem, lecz realnym odciążeniem. Największym „złodziejem czasu” w urzędzie jest ręczne przepisywanie danych ze skanów – proces żmudny, frustrujący i podatny na ludzkie błędy.
Dlatego zaimplementowaliśmy zaawansowane algorytmy AI do automatycznego zaczytywania danych. Co to oznacza w praktyce?
Oczekiwania wobec nowoczesnej administracji są jasne: to dysponenci środków, a nie tylko Skarbnik, powinni na bieżąco monitorować realizację umów. ePublink Dokumenty przekazuje narzędzia kontrolne bezpośrednio do rąk pracowników merytorycznych. Pracownik w każdej chwili:
Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) sprawia, że proces ten jest niemal przezroczysty – faktura trafia do systemu, zostaje przypisana do umowy, a stan środków aktualizuje się automatycznie. Dodatkowo, system działa jak osobisty asystent: przypomni o kończącym się terminie umowy, a jeśli sytuacja wymaga aneksu – wesprze Cię w jego przygotowaniu, opierając się na danych z umowy bazowej i dostarczonym uzasadnieniu.
Rzeczywistość wielu jednostek to Skarbnik, który „pilnuje wszystkiego”. A nie tak powinno być. Rola Skarbnika powinna ewoluować w stronę nadzoru i analizy. Odpowiedzialność za dokumenty powinna spoczywać tam, gdzie zapadają decyzje – w wydziałach i referatach.
ePublink Dokumenty umożliwia stworzenie wielopoziomowej struktury dostępów. Kierownicy Wydziałów i pracownicy jednostek organizacyjnych – każdy z nich staje się współodpowiedzialny za swój wycinek rejestru. Skarbnik przestaje być jedynym strażnikiem danych, a staje się ich audytorem. Taki model współpracy ściąga z pionu finansowego setki operacyjnych pytań miesięcznie i pozwala skupić się na monitorowaniu planu finansowego JST.
Nie jesteś w tym sam – masz program, który pilnuje standardów za Ciebie.
Proponujemy krótką demonstrację działania naszego rozwiązania w Twojej jednostce.