Specjalista ds. produktów cyfrowych. Odpowiedzialny za kierunek rozwoju ePublink Dokumenty. Od lat buduje produkty, które dopasowują się do potrzeb użytkowników. Ściśle współpracuje z JST, przekładając wyzwania operacyjne na cyfrowe rozwiązania, które skutecznie przygotowują Jednostki na obowiązki związane z Centralnym Rejestrem Umów (CRU).
.png?width=1142&height=455&name=%23CRU%20(2).png)
Widmo Centralnego Rejestru Umów wywołuje w wielu urzędach spore poruszenie. Choć wciąż czekamy na ostateczne wytyczne i doprecyzowanie rozporządzeń Ministra Finansów, jeden fakt jest niepodważalny: CRU nie będzie jedynie kolejnym, jednorazowym obowiązkiem sprawozdawczym. To fundamentalna zmiana w filozofii pracy z dokumentami, która wymusza uporządkowanie codziennych procesów, nadanie jasnych statusów i precyzyjne określenie odpowiedzialności wewnątrz jednostki.
Budowanie fundamentów pod CRU: Dlaczego warto zacząć już dziś?
Wdrożenie ePublink Dokumenty już teraz to inwestycja w spokój. Pozwala ono „ułożyć” obieg dokumentów w kontrolowanych warunkach, zanim wejdą w życie rygorystyczne terminy ustawowe. Nasze statystyki za rok 2025 są jednoznaczne: klienci korzystający z systemu wprowadzali średnio do 40 nowych umów miesięcznie i obsługiwali w ich ramach nawet 300 faktur. To ogromny wolumen danych, który bez odpowiedniego narzędzia generuje chaos.
Koniec z rozproszonymi rejestrami
W wielu JST rejestry umów wciąż są rozproszone – każdy wydział prowadzi własny arkusz w Excelu, a czasem dokumenty istnieją wyłącznie w formie papierowej. Z naszym rozwiązaniem żadna umowa nie zaginie w czeluściach archiwum. Rosnące z roku na rok zasoby papierowe nie tylko utrudniają odnalezienie konkretnego zapisu, ale generują wymierne koszty finansowe i przestrzenne. Cyfryzacja rejestru to nie tylko nowoczesność, to po prostu czysty rachunek ekonomiczny. Dokument wprowadzony raz jest widoczny dla wszystkich uprawnionych osób, zachowuje spójną numerację i jest gotowy, by jednym kliknięciem trafić do Centralnego Rejestru Umów.
Inteligentna automatyzacja: Jak odzyskać 8 godzin w miesiącu dzięki AI?
Każda zmiana systemowa budzi opór, ponieważ kojarzy się z „dodatkową robotą”. W ePublink Dokumenty postawiliśmy sobie za cel, aby system nie był ciężarem, lecz realnym odciążeniem. Największym „złodziejem czasu” w urzędzie jest ręczne przepisywanie danych ze skanów – proces żmudny, frustrujący i podatny na ludzkie błędy.
Dlatego zaimplementowaliśmy zaawansowane algorytmy AI do automatycznego zaczytywania danych. Co to oznacza w praktyce?
- Oszczędność czasu: Redukcja czasu ręcznego wprowadzania danych o 90%.
- Wymierna korzyść: To nawet 8 godzin odzyskanego czasu miesięcznie dla jednego pracownika.
- Bezbolesny start: Dla jednostek, które obawiają się migracji z Excela, przygotowaliśmy dedykowany moduł importu. Możesz przenieść swoją obecną bazę umów za pomocą kilku kliknięć, zachowując ciągłość pracy. Dzięki temu pracownicy merytoryczni wykonują swoje zadania szybciej i chętniej, nie czując ciężaru nowej biurokracji.
Koniec z „szukaniem oszczędności” za innych – kontrola środków w czasie rzeczywistym
Oczekiwania wobec nowoczesnej administracji są jasne: to dysponenci środków, a nie tylko Skarbnik, powinni na bieżąco monitorować realizację umów. ePublink Dokumenty przekazuje narzędzia kontrolne bezpośrednio do rąk pracowników merytorycznych. Pracownik w każdej chwili:
- Widzi realne zaangażowanie: Wie dokładnie, ile środków z danej umowy zostało już skonsumowane przez faktury.
- Analizuje limity: Po kilku miesiącach może ocenić, czy środki zostaną wykorzystane w całości, czy można je przesunąć na inne, pilniejsze potrzeby.
- Działa proaktywnie: Bierze odpowiedzialność za planowanie budżetu, a nie tylko za jego bezrefleksyjne wydawanie.
Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) sprawia, że proces ten jest niemal przezroczysty – faktura trafia do systemu, zostaje przypisana do umowy, a stan środków aktualizuje się automatycznie. Dodatkowo, system działa jak osobisty asystent: przypomni o kończącym się terminie umowy, a jeśli sytuacja wymaga aneksu – wesprze Cię w jego przygotowaniu, opierając się na danych z umowy bazowej i dostarczonym uzasadnieniu.
Więcej samodzielności pracowników
Rzeczywistość wielu jednostek to Skarbnik, który „pilnuje wszystkiego”. A nie tak powinno być. Rola Skarbnika powinna ewoluować w stronę nadzoru i analizy. Odpowiedzialność za dokumenty powinna spoczywać tam, gdzie zapadają decyzje – w wydziałach i referatach.
ePublink Dokumenty umożliwia stworzenie wielopoziomowej struktury dostępów. Kierownicy Wydziałów i pracownicy jednostek organizacyjnych – każdy z nich staje się współodpowiedzialny za swój wycinek rejestru. Skarbnik przestaje być jedynym strażnikiem danych, a staje się ich audytorem. Taki model współpracy ściąga z pionu finansowego setki operacyjnych pytań miesięcznie i pozwala skupić się na monitorowaniu planu finansowego JST.
Nie jesteś w tym sam – masz program, który pilnuje standardów za Ciebie.
Sprawdź, jak ePublink Dokumenty zadziała w Twoim urzędzie.
Proponujemy krótką demonstrację działania naszego rozwiązania w Twojej jednostce.
