W tym artykule dowiesz się:
Kogo dotyczy obowiązek i na jaki podmiot założyć konto
Obowiązek dotyczy jednostek sektora finansów publicznych (art. 9 ustawy o finansach publicznych) — m.in. urzędów gmin i miast, starostw, szkół, instytucji kultury, SPZOZ czy uczelni publicznych. Nie dotyczy podmiotów spoza sektora, np. spółek prawa handlowego (także komunalnych).
Każda JSFP zakłada konto w CRU na konkretny numer REGON. W przypadku podziału na Urząd i Gminę, konto powinno zostać założone dla podmiotu, który fizycznie realizuje plan finansowy (co do zasady jest to Urząd — art. 249 ust. 3 u.f.p.), choć w praktyce często zakłada się konta dla obu tych bytów.
Ustal role i wewnętrzny proces
Zacznij od ustalenia, kto za co odpowiada. W systemie CRU (Ministerstwa Finansów) są trzy role:
- Administrator — zarządza kontem jednostki w CRU i nadaje uprawnienia pozostałym osobom; zwykle jest nim kierownik jednostki lub jego reprezentant;
- Wprowadzający — wpisuje dane umowy;
- Publikujący — zatwierdza wpis i wysyła go do rejestru.
To role w samym systemie CRU — nie myl ich z rolami użytkownika w ePublink Dokumenty.
W codziennej pracy najwięcej zależy od podziału na wprowadzającego i publikującego, dlatego warto te dwie role rozdzielić i z góry wskazać osoby, które przejmą obowiązki podczas urlopów czy nieobecności.
Jeśli już prowadzicie umowy w ePublink Dokumenty, nie zaczynacie od zera — wystarczy dopasować istniejący obieg dokumentów do wymogów CRU. Warto przy tym jasno ustalić, kto:
- wprowadza i uzupełnia umowę w Publink Dokumenty;
- sprawdza poprawność danych przed publikacją (kompletności pilnuje już system — bez wszystkich wymaganych danych umowa nie trafi do publikacji);
- publikuje dane do CRU;
- zastępuje te osoby podczas nieobecności;
- pomaga rozstrzygać wątpliwości — np. czy występuje ograniczenie jawności.
Ustal też wewnętrzny termin na przekazanie danych osobie wprowadzającej — krótszy niż termin publikacji w CRU, tak aby zostało dość czasu na uzupełnienie braków, sprawdzenie danych i samą publikację.
Wszystkie te ustalenia — role, terminy i sposób przekazywania danych — najlepiej spisać w jednym dokumencie. Możesz skorzystać z naszego gotowego wzoru.
Załóż konto w CRU
Konto jednostki w CRU zakłada kierownik jednostki — np. wójt, burmistrz, prezydent miasta lub dyrektor — albo upoważniony przez niego reprezentant. Reprezentant może wykonać czynności techniczne związane z założeniem konta, ale odpowiedzialność za realizację obowiązku pozostaje po stronie kierownika jednostki.
Konto zakłada się w systemie CRU na stronie jsfp.rejestrumow.gov.pl. Do systemu można zalogować się profilem zaufanym lub przez mObywatel.
Do założenia konta potrzebne będą m.in.:
- numer REGON jednostki;
- dokument potwierdzający pełnienie funkcji przez kierownika jednostki;
- upoważnienie — jeśli konto zakłada reprezentant kierownika jednostki.
Ministerstwo Finansów udostępniło filmik instruktażowe, które przeprowadzają przez ten proces krok po kroku
Po założeniu konta jednostki osoby, które będą pracować w CRU, zakładają własne konta użytkowników i wnioskują o dostęp do tej jednostki.
Następnie osoba uprawniona zatwierdza dostęp i nadaje odpowiednie role.
Co, jeśli pracownik nie chce logować się przez mObywatel albo profil zaufany?
To częsty dylemat. Wszystkie metody logowania do CRU (profil zaufany, mObywatel, bankowość elektroniczna, e-dowód) są osobiste — system nie ma osobnego logowania „służbowego". Wynika to z tego, że CRU musi jednoznacznie zidentyfikować osobę publikującą umowę; przy logowaniu pojawia się nawet informacja, że przetwarzane są imię, nazwisko i PESEL.
Dlatego role w CRU warto powierzyć osobom, które godzą się korzystać z własnego środka identyfikacji. W razie wątpliwości dotyczących danych osobowych dobrze skonsultować sprawę z inspektorem ochrony danych (IOD) w jednostce.
Gdy konta są już założone, a role rozdzielone, zostaje ostatni krok — połączenie ePublink Dokumenty z CRU, dzięki któremu umowy wyślesz do rejestru prosto z programu. Pokazujemy to krok po kroku w kolejnym artykule:
→ Jak połączyć Publink Dokumenty z Centralnym Rejestrem Umów