- Krok 1 (Skarbnik): Nadaj uprawnienia użytkownikom Jednostek Organizacyjnych
- Krok 2: Utwórz wstępne projekty planów finansowych
- Krok 3 (Użytkownik jednostki organizacyjnej): Edytuj plan finansowy
- Krok 4 (Użytkownik jednostki organizacyjnej): Wyślij plan finansowy do Skarbnika
- Krok 5 (Skarbnik): Zaakceptuj lub odrzuć plan finansowy
Jak założyć konta użytkownikom w jednostkach organizacyjnych?
Nowych użytkowników do programu może wprowadzić wyłącznie użytkownik posiadający rolę Skarbnik. Więcej na temat ról w modułach przeczytasz w instrukcji.
Aby dodać nowego użytkownika zaloguj się na stronie konto.publink.com, przejdź do zakładki "Użytkownicy" i kliknij "Dodaj użytkownika".
Następnie:
- wpisz imię i nazwisko;
- wprowadź adres e-mail;
- dodaj uprawnienia dla konkretnej jednostki.
Na adres e-mail nowego użytkownika przyjdzie wiadomość z linkiem do utworzenia hasła. Cały ten proces opisaliśmy w instrukcji.
💡Link do ustawienia hasła jest aktywny przez 24 godziny. Jeśli w tym czasie nie zdążysz ustawić hasła, skorzystać z opcji resetuj. Ten proces już został przez nas opisany w instrukcji.
Jak rozpocząć pracę z planami finansowymi?
Wykorzystując dane do logowania zaloguj się na stronie konto.publink.com i otwórz moduł ePublink Budżet. W menu bocznym przejdź do zakładki "Do projektu" i wybierz odpowiedni rok budżetowy.
Pracę nad wstępnymi planami finansowymi możesz rozpocząć na dwa sposoby:
- wstępne projekty planów finansowych pojawią się automatycznie, jeśli zostały wcześniej wygenerowane przez Skarbnika przy tworzeniu projektu budżetu - wstępne projekty planów finansowych wymagają dalszej modyfikacji;
- wstępny plan finansowy możesz wygenerować samodzielnie, klikając ikonkę plusa w prawym górnym rogu, a następnie wybierając "Plan finansowy do projektu" - tak utworzony plan finansowy nie będzie zawierał żadnych pozycji, koniecznie uzupełnij zakładki dochodów oraz wydatków.
💡Plany finansowe wygenerowane przez Skarbnika mają status "Do akceptacji". Aby pracownicy w jednostkach mogli je edytować, zmień status na "Roboczy".
W programie jest również opcja zaimportowania planu finansowego z pliku XML. Może to zrobić zarówno Skarbnik, jak i pracownik jednostki organizacyjnej. Wystarczy w sekcji planów finansowych do projektu budżetu kliknąć ikonkę plusa i wybrać opcję "Pliki XML ".
Jak edytować plan finansowy?
Aby wprowadzić numer dokumentu lub zmienić datę podjęcia, kliknij ikonkę ołówka przy domyślnym numerze dokumentu.
Otworzy się okno szczegółów dokumentu. Wprowadź odpowiednie wartości, a następnie kliknij przycisk "Zamknij". Zmiany zapiszą się automatycznie.
Edycja planu finansowego działa tak samo jak w przypadku dokumentów dla JST. Masz możliwość:
- zmiany wartości pozycji;
- zmiany klasyfikacji pozycji;
- usunięcia pozycji;
- dodania pozycji;
- wprowadzenia uszczegółowienia.
💡Jeśli pracujesz na planach finansowych wygenerowanych przez Skarbnika, w zakładkach dochodów oraz wydatków znajdują się już pozycje. Pochodzą one z projektu budżetu JST i są zaprognozowane z uwzględnieniem różnych metod kalkulacji.
Jako pracownik jednostki organizacyjnej, masz możliwość wpisania "Uzasadnienia" do każdej pozycji. Aby je dodać, kliknij w puste pole w tej kolumnie.
Pojawi się okno, w którym możesz wpisać uzasadnienie do pozycji. Zatwierdź zmiany, klikając "Zapisz".
💡Uzasadnienie pozycji będzie widoczne dla Skarbnika, jednak nie będzie mógł go edytować.
Dodatkowo do każdej pozycji możesz wprowadzić komentarze.
Kliknij w trzy kropeczki na końcu wiersza, a następnie w ikonkę z plusem.
Jak przesłać przygotowany plan finansowy do Skarbnika?
Gdy skończysz wprowadzać zmiany w planie finansowym, kliknij przycisk "Wyślij". Dzięki temu plan zostanie przesłany do Skarbnika.
💡Po wysłaniu planu finansowego, jego status zmieni się z "Roboczego" na "Do akceptacji". Ten status nie pozwala na edycję planu przez użytkownika jednostki organizacyjnej.
Co oznacza zaakceptowanie lub odrzucenie planu finansowego przez Skarbnika?
Plany finansowe o statusie "Do akceptacji" wymagają weryfikacji przez Skarbnika.
Jako Skarbnik możesz:
- zaakceptować plan finansowy - status "Zaakceptowany" pojawi się również u użytkownika jednostki organizacyjnej, nie będzie on jednak mógł wprowadzić dalszych zmian w planie;
- odrzucić plan finansowy - status "Odrzucony" pojawi się również u pracownika jednostki organizacyjnej, będzie on mógł wznowić edycję i ponownie przesłać plan do weryfikacji.
