Logowanie do programu
Aby zalogować się do programu Best Asystent należy kliknąć 👉 tutaj.
Następnie należy podać adres e-mail oraz wpisać hasło.
Tworzenie zmiany budżetowej
Tworzenie nowego dokumentu w programie
Aby utworzyć uchwałę lub zarządzenie zmieniające budżet należy użyć plusa, który znajduje się w prawym górnym rogu programu i wybrać odpowiedni dokument.
Wgrywanie pliku XML
Aby wgrać plik XML z Bestii należy użyć plusa, który znajduje się w prawym górnym rogu programu i wybrać opcję Plik XMLz sekcji Zaimportuj dokumenty.
Importowanie dokumentu z paczki
Aby wgrać do programu plik, który został przesłany za pomocą Plikomatu, należy użyć plusa, który znajduje się w prawym górnym roku programu. Następnie w sekcji Zaimportuj dokumenty, należy wybrać opcję Z Bestii.
Następnie otworzy się okno importu dokumentów. Aby wybrać dokument, należy kliknąć w kwadrat znajdujący się obok nazwy dokumentu. Następnie można kliknąć przycisk Importuj.
Edycja nagłówka dokumentu
W celu edycji numeru dokumentu lub zmiany jego daty podjęcia oraz daty wejścia w życie, należy wejść do wybranego dokumentu, a następnie kliknąć ikonę ołówka przy domyślnym numerze dokumentu.
Otworzy się okno edycji Nagłówka dokumentu, gdzie można wprowadzić numer dokumentu, datę podjęcia i datę wejścia w życie oraz zmienić kategorię dokumentu. Po wprowadzeniu odpowiednich wartości, należy kliknąć przycisk „Zamknij”. Zmiany zapiszą się automatycznie.
Dodawanie uszczegółowień pozycji
W celu wygenerowania niektórych załączników, zalecane jest uszczegółowienie pozycji. Aby dodać uszczegółowienie należy kliknąć opcję „Dodaj uszczegółowienie wartości” przy odpowiednim wierszu tabeli.
Wówczas pojawi się pole dodania uszczegółowienia, gdzie z listy należy wybrać cel, a następnie ustalić wysokość uszczegółowienia w polu „Wartość".
Więcej na temat rodzajów uszczegółowień dowiesz się z artykułu 👉 tutaj.
Zmiany wprowadzone w dokumencie zapisują się od razu po ich wprowadzeniu. Ikonka chmurki obok numeru dokumentu informuje o poprawnie zapisanych zmianach.
Generowanie dokumentu tekstowego oraz pliku XML
Aby wygenerować zarządzenie bądź uchwałę zmieniającą budżet z uzasadnieniem i załącznikami należy przejść do sekcji „Podsumowanie”.
Weryfikatory
W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę na weryfikatory dokumentu. Możemy zapisać i kontynuować tworzenie dokumentu jeśli pozycje weryfikatorów są żółte lub zielone. Jeśli, co najmniej jeden z weryfikatorów jest czerwony, oznacza to, że w dokumencie znajduje się błąd krytyczny, który należy poprawić.
Uzupełnienie podstawy prawnej
Następnym krokiem jest personalizacja podstawy prawnej, gdzie można skorzystać z domyślnej podstawy prawnej lub uzupełnić własną.
Wybór załączników
W dalszej kolejność użytkownik z listy załączników może zaznaczyć te, które mają się wygenerować do opracowanej zmiany.
Generowanie uchwały
Ostatnim krokiem jest wygenerowanie i pobranie treści wraz z załącznikami. Możliwe jest pobranie następujących plików:
- dokument Word – autopoprawka z uzasadnieniem i załącznikami;
- plik XML do wgrania w BeSTii. Plik wygenerowany z Best Asystenta możliwy jest do wgrania w systemie Besti@;
- plik ZIP – zawiera plik XML z autopoprawką do budżetu, pliki XML planów finansowych*.
- Jeśli w programie znajdują się plany finansowe dla wydziałów, to w pliku ZIP znajdzie się plan finansowy skumulowany do planu finansowego dla jednostki Urząd.
Aby pobrać dokumenty wystarczy kliknąć w ikonę. Dokumenty zapiszą się na komputerze w folderze Pobrane.
Ważne jest to, aby po wygenerowaniu sprawdzić tekst uchwały/zarządzenia uzupełnić wykropkowane elementy odnoszące się do numeracji załączników.