Twoje pierwsze kroki w module ePublink Budżet - instrukcje dla Skarbnika 

 

Logowanie do programu 

Zaloguj się do programu pod linkiem: konto.publink.com. Wpisz swój adres e-mail oraz hasło. 

Tworzenie nowego dokumentu  

Tworzenie nowego dokumentu w programie 

Kliknij ikonę plusa (+) w prawym górnym rogu i wybierz odpowiedni typ dokumentu.

Wgrywanie pliku XML 

Kliknij plus (+) w prawym górnym rogu, a następnie w sekcji „Zaimportuj dokumenty" wybierz opcję „Plik XML".

Importowanie dokumentu z paczki 

Kliknij plus (+) w prawym górnym rogu, a w sekcji „Zaimportuj dokumenty" wybierz „Z Bestii". W oknie importu zaznacz odpowiedni dokument i kliknij „Importuj".

W oknie importu zaznacz odpowiedni dokument i kliknij „Importuj".

Edycja nagłówka dokumentu 

Wejdź do wybranego dokumentu i kliknij ikonę ołówka przy domyślnym numerze dokumentu.

W oknie edycji uzupełnij:

• numer dokumentu,
• datę podjęcia,
• datę wejścia w życie,
• kategorię dokumentu.

Kliknij „Zamknij" — zmiany zapiszą się automatycznie.

Edycja dokumentu budżetowego 

Zmiana istniejącej pozycji 

Kliknij w wybraną pozycję w kolumnie „Zmiana" lub „Po zmianie". Druga kolumna zawsze wylicza się automatycznie.

Wpisz kwotę:

• zwiększenie — wpisz kwotę bez znaku (np. 1000)
• zmniejszenie — poprzedź kwotę minusem (np. -1000)

Zatwierdź klikając w dowolne miejsce poza polem lub naciskając "Enter".

Dodawanie nowych pozycji 

Jeśli zmiana dotyczy klasyfikacji, której jeszcze nie ma w dokumencie, użyj przycisku plusa (+) nad tabelą.

Uzupełnij wszystkie pola klasyfikacji:

• dział / rozdział / paragraf / (grupa)/ P4 / rodzaj - pola obowiązkowe;
• zadanie - uzupełnij to pole, jeśli prowadzisz budżet w podziale na zadanie;
• jednostka - to pole jest obowiązkowe, jeśli prowadzisz plany finansowe w ePublink;
• wartość pozycji;

zatwierdź pozycję przyciskiem "Enter".

Uszczegółowienia 

Uszczegółowienia pozwalają przypisać część kwoty danej pozycji do konkretnej kategorii — np. wskazać, że z ogólnej kwoty wydatków 50 000 zł pochodzi z Krajowego Planu Odbudowy, a 20 000 zł to wydatki na ochronę środowiska. Służą przede wszystkim do automatycznego generowania załączników do uchwały.

Gdzie są dostępne?

Uszczegółowienia możesz dodać do wszystkich pozycji wydatkowych i przychodowych oraz do wybranych pozycji dochodowych. Przy pozycji, która obsługuje uszczegółowienia, zobaczysz strzałkę, a po jej rozwinięciu możesz zobaczyć uszczegółowienia przypisane do danej pozycji i dodać nowe. Niebieska kropeczka przy pozycji oznacza, że są już przy niej dodane uszczegółowienia.

Jak dodać uszczegółowienie?

Kliknij niebieski plus (+) przy wybranej pozycji. Pojawi się lista dostępnych kategorii, m.in.:

• COVID
• Krajowy Plan Odbudowy
• Wydatki na przeciwdziałanie alkoholizmowi i narkomanii
• Wydatki na ochronę środowiska

Wybierz kategorię z listy lub kliknij „+ Dodaj nowe uszczegółowienie", jeśli potrzebujesz kategorii spoza standardowego zestawu (np. Fundusz Sołecki, własne rezerwy). Następnie wpisz kwotę przypisaną do tej kategorii.

Ważna zasada: uszczegółowienie nie może przekroczyć wartości pozycji

Jeśli zmniejszasz kwotę danej pozycji, pamiętaj żeby odpowiednio zmniejszyć również jej uszczegółowienia. System nie pozwoli na sytuację, w której suma uszczegółowień jest wyższa niż wartość samej pozycji — i zasygnalizuje to weryfikatorem.

Przykład: masz pozycję na 100 000 zł z uszczegółowieniem KPO na 80 000 zł. Chcesz zmniejszyć pozycję o 30 000 zł — najpierw zmniejsz uszczegółowienie KPO (np. do 50 000 zł), a dopiero potem koryguj wartość główną pozycji.

Uszczegółowienia a weryfikatory

Niektóre kategorie uszczegółowień są wymagane przez weryfikatory — np. przy wydatkach na gospodarkę odpadami system sprawdza, czy odpowiednie uszczegółowienie zostało uzupełnione.

Weryfikacja dokumentu 

W celu wygenerowania niektórych załączników, zalecane jest uszczegółowienie pozycji. Aby dodać uszczegółowienie należy kliknąć opcję „Dodaj uszczegółowienie wartości” przy odpowiednim wierszu tabeli.

Wówczas pojawi się pole dodania uszczegółowienia, gdzie z listy należy wybrać cel, a następnie ustalić wysokość uszczegółowienia w polu „Wartość".

Więcej na temat rodzajów uszczegółowień dowiesz się z artykułu 👉 tutaj. 

Generowanie dokumentu tekstowego oraz pliku XML 

Podstawa prawna

Skorzystaj z domyślnej podstawy prawnej lub edytuj pole ręcznie, jeśli Twoja JST stosuje własne brzmienie.

Załączniki

W tym kroku wybierasz, które załączniki trafią do wygenerowanego dokumentu.

Skorzystaj z listy rozwijanej, aby wybrać:

• Rekomendowane — załączniki, które wynikają bezpośrednio z wprowadzonych zmian (domyślny wybór);
• Wszystkie — wszystkie dostępne załączniki;
• Żadne — odznacza wszystkie, możesz potem zaznaczyć ręcznie.

Podsumowanie i generowanie

Kliknij „Generuj dokument". System przetworzy dane — po chwili pojawi się komunikat „Twoje dokumenty zostały wygenerowane i są gotowe do pobrania".

Do pobrania są trzy pliki — kliknij ikonę wybranego pliku, żeby go zapisać w folderze Pobrane: