Tworzenie projektu budżetu

Krok 1: Wygeneruj wstępny projekt budżetu na bazie danych przesłanych Plikomatem
Krok 2: Edytuj projekt
Krok 3: Wybierz załączniki i pobierz gotowy tekst uchwały z uzasadnieniem
Dodatkowo: Wygeneruj wstępne plany finansowe i ich podsumowanie

Jak wygenerować wstępny projekt budżetu?

💡Przed generowaniem projektu budżetu uruchom Plikomat Publink. Pozwoli Ci to sprawniej przejść przez proces. Zajrzyj do instrukcji na naszej bazie wiedzy, aby sprawdzić jak pobrać i skonfigurować Plikomat.

Przejdź do listy projektów i wybierz kolejny rok budżetowy.

Kliknij przycisk "Generuj projekt budżetu" w prawym górnym rogu.

Następnie rozpocznie się przesyłanie danych z systemu BeSTi@. Poczekaj chwilę aż pojawi się okno generowania projektu budżetu.

💡 Jeśli Plikomat nie został uruchomiony przed generowaniem projektu, to pojawi się informacja o braku połączenia z Plikomatem. Kliknij "Pobierz Plikomat", następie uruchom go i działaj dalej zgodnie z instrukcją.

💡 Zwróć uwagę na źródło danych. Wstępny projekt budżetu możesz wygenerować na podstawie danych z ePublink Budżet (jeśli znajdują się w nim wszystkie uchwały i zarządzenia zmieniające budżet w aktualnym roku budżetowym) lub z BeSTi@.

W okienku z datą graniczną wskaż datę planu budżetu na 2025 rok, który będzie stanowił podstawę do dalszych przeliczeń w projekcie.

Kliknij "Generuj" i przejdź do dalszej pracy nad projektem.

Jak zaktualizować dane do wygenerowania projektu budżetu?

Na górze, w oknie generowania projektu budżetu, pojawia się data i godzina ostatnio przesłanej paczki. Jeśli chcesz użyć bardziej aktualnych danych kliknij przycisk "Odśwież".

💡 Przycisk "Odśwież" zacznie od razu przesyłać dane, jeśli Plikomat będzie otwarty. Jeśli nie, to pojawi się informacja o braku połączenia z Plikomatem. Kliknij "Pobierz Plikomat", następie uruchom go i poczekaj aż prześlą się najnowsze dane.

Jak edytować projekt budżetu?

Zacznij od edycji nagłówka dokumentu.

Znajdziesz tu informacje o:

numerze (nazwie) dokumentu;
dacie podjęcia i dacie wejścia w życie;
źródle danych;
wskaźnikach bazowych.

Skąd pochodzą wartości w wygenerowanym projekcie?

Kwoty w projekcie obliczyliśmy automatycznie, mnożąc Twój aktualny budżet przez wybrane wskaźniki.

Standardowo dla dochodów bieżących przyjęliśmy PKB, a dla wydatków bieżących inflację. W każdej chwili możesz zmienić metodę obliczeń dla danej pozycji, wybierając przykładowo średnią z kilku lat, prognozę wykonania lub wpisując własną wartość.

Pozycje dotyczące dochodów z PIT, CIT i subwencji wypełnią się automatycznie na podstawie danych z Ministerstwa Finansów, jak tylko będą one opublikowane.

Pewne pozycje w projekcie budżetu musisz wprowadzić ręcznie. Są to:

dochody i wydatki majątkowe;
dochody pochodzące z dotacji;
dochody i wydatki zlecone;
przychody i rozchody.

Jak edytować i dodawać nowe pozycje?

Jeśli chcesz zmienić wartość w pozycji, która już jest w projekcie, to wystraczy w nią kliknąć i edytować kwotę w kolumnie "Wartość".

Możesz też w kolumnie "Metoda" sprawdzić i zmienić wartość pozycji w przeliczeniu o inną metodę kalkulacji.

Jeśli chcesz dodać nową pozycję, kliknij plusik w prawym górnym rogu programu. Uzupełnij klasyfikację oraz wartość pozycji.

Jak porównać dane z projektu z danymi historycznymi?

Włącz podgląd danych historycznych, klikając w przycisk "Historia" w prawym górnym rogu programu.

Wyświetlanie danych historycznych zależy od tego, z jakiego widoku klasyfikacji korzystasz.

W widoku klasycznym dane historyczne musisz odsłonić dla każdej pozycji indywidualnie.

W widoku scalonym dane historyczne pojawiają się jako dodatkowe kolumny, które możesz odkrywać lub ukrywać. Z tego widoku możesz również pobrać dane historyczne do Excela.

Tryb historia pokazuje wykonanie dochodów oraz wydatków według:

stanu roku n-2;
planu z uchwały budżetowej roku n-1;
planu i wykonania po III kw. roku poprzedzającego rok budżetowy (jeśli sprawozdania są opracowane w systemie BeSTi@).

Co oznacza ikonka "plusika" przy pozycjach wydatkowych?

Za pomocą "plusika" można dodać uszczegółowienie wartości. Ta opcja jest dostępna przy niektórych pozycjach dochodów oraz wszystkich wydatków i przychodów. Ich zadaniem jest doprecyzowanie wartości danej pozycji.

💡 Uszczegółowienia mogą wpływać na załączniki, na weryfikatory lub oba te elementy jednocześnie.

Szczegółowe informacje na temat dodawania uszczegółowień znajdziesz w naszej instrukcji.

Jak zweryfikować projekt budżetu?

Skorzystaj z przycisków "Saldo" oraz "Weryfikacja".

Przycisk "Saldo" podświetla się na zielono w momencie, kiedy budżet jest zbilansowany. W przeciwnym razie, przycisk jest czerwony.

Program weryfikuje poprawność dokumentu za pomocą listy weryfikatorów. Jeśli przycisk "Weryfikacja" podświetla się na czerwono lub żółto, to znaczy, że w dokument może zawierać błędy. Kliknij w przycisk i zapoznaj się ze szczegółami weryfikatorów.

Jeśli chcesz poznać więcej szczegółów na ten temat oraz pełną listę weryfikatorów, zapoznaj się z naszym artykułem.

Jak wygenerować treść uchwały z uzasadnieniem i załącznikami?

Przejdź do zakładki "Podsumowanie".

Zwróć uwagę na kolory weryfikatorów:

kolor zielony lub żółty - oznaczają, że możesz spokojnie kontynuować i wygenerować dokument;
kolor czerwony - informuje, że w dokumencie może znajdować się błąd krytyczny, który powinien zostać poprawiony przed wygenerowaniem dokumentu.

💡W przypadku czerwonego weryfikatora wciąż możesz kontynuować i wygenerować treść uchwały wraz z uzasadnieniem i załączniki. Wygenerowany dokument będzie zawierał znak wodny z napisem "Wersja robocza".

Spersonalizuj podstawę prawną.

💡W tym miejscu możesz skorzystać z domyślnego, gotowego tekstu podstawy prawnej lub wpisać własny, dostosowany do Twoich potrzeb.

Wprowadź limity zobowiązań.

Wybierz załączniki do wygenerowania.

💡Zaznacz na liście, które załączniki chcesz dołączyć do projektu. Program domyślnie zaznaczy te załączniki, które na podstawie wprowadzonych danych powinny zostać utworzone.

W ostatnim kroku poczekaj aż program wygeneruje dla Ciebie pliki i pobierz je.

Do pobrania są 3 formaty plików:

plik Word - zawiera treść zarządzenia, uchwały, uzasadnienie i załączniki;
plik XML - do wgrania w systemie BeSTi@, w miejscu projektu budżetu;
plik ZIP - zawiera plik XML projektu budżetu oraz planów finansowych podpiętych w nim.

Jak wygenerować wstępne plany finansowe?

💡Jeśli chcesz efektywnie współpracować z jednostkami organizacyjnymi , to upewnij się, że księgowi/kierownicy w jednostkach posiadają konto w ePublink Budżet.

Instrukcja zarządzania użytkownikami jest opisana w innym artykule.

Jak skorzystać z automatycznego generowania wstępnych projektów planów finansowych?

W oknie generowania projektu budżetu zaznacz opcję "Generowanie wstępnych projektów planów finansowych".

💡Skorzystaj z automatycznego generowania wstępnych planów finansowych jeśli:

w aktualnym roku budżetowym w BeSTi@ posiadasz kolumnę "Jednostka" i dla każdej pozycji dochodów i wydatków ta kolumna jest uzupełniona nazwą jednostki organizacyjnej;

lub

w aktualnym roku budżetowym w ePublink Budżet dla każdej pozycji dochodów i wydatków w kolumnie "Jednostka" jest przypisana jednostka organizacyjna.

Przejdź do wstępnych projektów planów finansowych, klikając "Projekt" -> "Plany finansowe".

Jak ręcznie wygenerować wstępne projekty planów finansowych?

Jeśli aktualnie nie prowadzisz kolumny "Jednostka", w ePublink Budżet możesz uzupełnić ją ręcznie.

W wygenerowanym projekcie budżetu dla każdej pozycji dochodu/wydatku przypisz jednostkę, która będzie ją realizować.

Następnie przejdź do "Projekt" -> "Plany finansowe". Tam kliknij przycisk "Generuj Plany Finansowe".

Jak wygląda współpraca z kierownikami/księgowymi jednostek organizacyjnych?

Plany finansowe od razu po wygenerowaniu mają status "Do akceptacji". Aby jednostka organizacyjna mogła w dokumencie wprowadzać lub zmieniać wartości, zmień status planów finansowych na "Roboczy".

💡Jeśli plan finansowy ma status „Roboczy”, jego edycja jest zablokowana. Nie zmienisz go ani w widoku planu, ani w projekcie budżetu.

Poczekaj aż jednostka skończy pracę nad dokumentem. Jeśli kierownik/księgowy odeśle plan finansowy, zmieni on status ponownie na "Do akceptacji".

Jako Skarbnik możesz:

zaakceptować plan finansowy;

odrzucić plan finansowy - to daje jednostce organizacyjnej możliwość wznowienia edycji, a następnie ponownego przesłania planu finansowego do akceptacji przez Skarbnika.

Gdy plany finansowe są już gotowe, upewnij się, że są wpięte do odpowiedniego projektu budżetu. Ta informacja znajduje się w kolumnie "Podpięty do".

Jeśli plan finansowy nie jest podpięty do żadnego dokumentu lub jest przypięty w złym dokumencie, możesz to zmienić.

Przejdź do listy projektów. Otwórz odpowiedni dokument. Kliknij ikonkę "Plany finansowe" i zaznacz gotowy plan finansowy.

Jak wygenerować podsumowanie i XML wstępnych planów finansowych?

Przejdź do zakładki "Projekt" -> "Plany finansowe" i wejdź w plan konkretnej jednostki.

W zakładce "Podsumowanie" dostępne są dwa pliki do pobrania:

plik XML do wgrania w systemie BeSTi@;
plik Word z podsumowaniem planu finansowego.