Tworzenie projektu budżetu

Krok 1: Wygeneruj wstępny projekt budżetu na bazie danych przesłanych Plikomatem
Krok 2: Edytuj projekt
Krok 3: Wybierz załączniki i pobierz gotowy tekst uchwały z uzasadnieniem
Dodatkowo: Wygeneruj wstępne plany finansowe i ich podsumowanie

Jak wygenerować wstępny projekt budżetu?

💡Przed generowaniem projektu budżetu uruchom Plikomat Publink. Pozwoli Ci to sprawniej przejść przez proces. Zajrzyj do instrukcji na naszej bazie wiedzy, aby sprawdzić jak pobrać i skonfigurować Plikomat.

Przejdź do listy projektów i wybierz kolejny rok budżetowy.

Kliknij przycisk "Generuj projekt budżetu" w prawym górnym rogu.

Następnie rozpocznie się przesyłanie danych z systemu BeSTi@. Poczekaj chwilę aż pojawi się okno generowania projektu budżetu.

💡 Jeśli Plikomat nie został uruchomiony przed generowaniem projektu, to pojawi się informacja o braku połączenia z Plikomatem. Kliknij "Pobierz Plikomat", następie uruchom go i działaj dalej zgodnie z instrukcją.

💡 Zwróć uwagę na źródło danych. Wstępny projekt budżetu możesz wygenerować na podstawie danych z ePublink Budżet (jeśli znajdują się w nim wszystkie uchwały i zarządzenia zmieniające budżet w aktualnym roku budżetowym) lub z BeSTi@.

W okienku z datą graniczną wskaż datę planu budżetu na 2025 rok, który będzie stanowił podstawę do dalszych przeliczeń w projekcie.

Kliknij "Generuj" i przejdź do dalszej pracy nad projektem.

Jak zaktualizować dane do wygenerowania projektu budżetu?

Na górze, w oknie generowania projektu budżetu, pojawia się data i godzina ostatnio przesłanej paczki. Jeśli chcesz użyć bardziej aktualnych danych kliknij przycisk "Odśwież".

💡 Przycisk "Odśwież" zacznie od razu przesyłać dane, jeśli Plikomat będzie otwarty. Jeśli nie, to pojawi się informacja o braku połączenia z Plikomatem. Kliknij "Pobierz Plikomat", następie uruchom go i poczekaj aż prześlą się najnowsze dane.

Jak edytować projekt budżetu?

Zacznij od edycji nagłówka dokumentu.

Znajdziesz tu informacje o:

numerze (nazwie) dokumentu;
dacie podjęcia i dacie wejścia w życie;
źródle danych;
wskaźnikach bazowych.

Skąd pochodzą wartości w wygenerowanym projekcie?

Kwoty w projekcie obliczyliśmy automatycznie, mnożąc Twój aktualny budżet przez wybrane wskaźniki.

Standardowo dla dochodów bieżących przyjęliśmy PKB, a dla wydatków bieżących inflację. W każdej chwili możesz zmienić metodę obliczeń dla danej pozycji, wybierając przykładowo średnią z kilku lat, prognozę wykonania lub wpisując własną wartość.

Pozycje dotyczące dochodów z PIT, CIT i subwencji wypełnią się automatycznie na podstawie danych z Ministerstwa Finansów, jak tylko będą one opublikowane.

Pewne pozycje w projekcie budżetu musisz wprowadzić ręcznie. Są to:

dochody i wydatki majątkowe;
dochody pochodzące z dotacji;
dochody i wydatki zlecone;
przychody i rozchody.

Jak edytować i dodawać nowe pozycje?

Jeśli chcesz zmienić wartość w pozycji, która już jest w projekcie, to wystraczy w nią kliknąć i edytować kwotę w kolumnie "Wartość".

Możesz też w kolumnie "Metoda" sprawdzić i zmienić wartość pozycji w przeliczeniu o inną metodę kalkulacji.

Jeśli chcesz dodać nową pozycję, kliknij plusik w prawym górnym rogu programu. Uzupełnij klasyfikację oraz wartość pozycji.

Jak porównać dane z projektu z danymi historycznymi?

Włącz podgląd danych historycznych, klikając w przycisk "Historia" w prawym górnym rogu programu.

Wyświetlanie danych historycznych zależy od tego, z jakiego widoku klasyfikacji korzystasz.

W widoku klasycznym dane historyczne musisz odsłonić dla każdej pozycji indywidualnie.

W widoku scalonym dane historyczne pojawiają się jako dodatkowe kolumny, które możesz odkrywać lub ukrywać. Z tego widoku możesz również pobrać dane historyczne do Excela.

Tryb historia pokazuje wykonanie dochodów oraz wydatków według:

stanu roku n-2;
planu z uchwały budżetowej roku n-1;
planu i wykonania po III kw. roku poprzedzającego rok budżetowy (jeśli sprawozdania są opracowane w systemie BeSTi@).

Co oznacza ikonka "plusika" przy pozycjach wydatkowych?

Za pomocą "plusika" można dodać uszczegółowienie wartości. Ta opcja jest dostępna przy niektórych pozycjach dochodów oraz wszystkich wydatków i przychodów. Ich zadaniem jest doprecyzowanie wartości danej pozycji.

💡 Uszczegółowienia mogą wpływać na załączniki, na weryfikatory lub oba te elementy jednocześnie.

Szczegółowe informacje na temat dodawania uszczegółowień znajdziesz w naszej instrukcji.

Jak zweryfikować projekt budżetu?

Skorzystaj z przycisków "Saldo" oraz "Weryfikacja".

Przycisk "Saldo" podświetla się na zielono w momencie, kiedy budżet jest zbilansowany. W przeciwnym razie, przycisk jest czerwony.

Program weryfikuje poprawność dokumentu za pomocą listy weryfikatorów. Jeśli przycisk "Weryfikacja" podświetla się na czerwono lub żółto, to znaczy, że w dokument może zawierać błędy. Kliknij w przycisk i zapoznaj się ze szczegółami weryfikatorów.

Jeśli chcesz poznać więcej szczegółów na ten temat oraz pełną listę weryfikatorów, zapoznaj się z naszym artykułem.

Jak wygenerować treść uchwały z uzasadnieniem i załącznikami?

Przejdź do zakładki "Podsumowanie".

Zwróć uwagę na kolory weryfikatorów:

kolor zielony lub żółty - oznaczają, że możesz spokojnie kontynuować i wygenerować dokument;
kolor czerwony - informuje, że w dokumencie może znajdować się błąd krytyczny, który powinien zostać poprawiony przed wygenerowaniem dokumentu.

💡W przypadku czerwonego weryfikatora wciąż możesz kontynuować i wygenerować treść uchwały wraz z uzasadnieniem i załączniki. Wygenerowany dokument będzie zawierał znak wodny z napisem "Wersja robocza".

Spersonalizuj podstawę prawną.

💡W tym miejscu możesz skorzystać z domyślnego, gotowego tekstu podstawy prawnej lub wpisać własny, dostosowany do Twoich potrzeb.

Wprowadź limity zobowiązań.

Wybierz wersję uzasadnienia.

Wybierz załączniki do wygenerowania.

Zależnie od tego jaki pakiet subskrypcji posiadasz, możesz mieć różne opcje personalizacji załączników.

Pakiet Solo - masz możliwość dołączenia opisu zadania i wybrania prezentowanej klasyfikacji.

Pakiet Plus - masz możliwość: dołączenia opisu klasyfikacji oraz zadania, grupowania po zadaniach oraz wydzielenia wartości bieżących i majątkowych, możesz również wybrać sposób prezentowania klasyfikacji.

Pakiety Pro oraz Max - masz możliwość zarządzania kolumnami załączników (dodawanie/usuwanie kolumn oraz zmiana ich kolejności) oraz wydzielania wartości w zależności od rodzaju pozycji.

💡Zaznacz na liście, które załączniki chcesz dołączyć do projektu. Program domyślnie zaznaczy te załączniki, które na podstawie wprowadzonych danych powinny zostać utworzone.

W ostatnim kroku poczekaj aż program wygeneruje dla Ciebie pliki i pobierz je.

Do pobrania są 3 formaty plików:

plik Word - zawiera treść zarządzenia, uchwały, uzasadnienie i załączniki;
plik XML - do wgrania w systemie BeSTi@, w miejscu projektu budżetu;
plik ZIP - zawiera plik XML projektu budżetu oraz planów finansowych podpiętych w nim.

Jak wygenerować wstępne plany finansowe?

💡Jeśli chcesz efektywnie współpracować z jednostkami organizacyjnymi , to upewnij się, że księgowi/kierownicy w jednostkach posiadają konto w ePublink Budżet.

Instrukcja zarządzania użytkownikami jest opisana w innym artykule.

Jak skorzystać z automatycznego generowania wstępnych projektów planów finansowych?

W oknie generowania projektu budżetu zaznacz opcję "Generowanie wstępnych projektów planów finansowych".

💡Skorzystaj z automatycznego generowania wstępnych planów finansowych jeśli:

w aktualnym roku budżetowym w BeSTi@ posiadasz kolumnę "Jednostka" i dla każdej pozycji dochodów i wydatków ta kolumna jest uzupełniona nazwą jednostki organizacyjnej;

lub

w aktualnym roku budżetowym w ePublink Budżet dla każdej pozycji dochodów i wydatków w kolumnie "Jednostka" jest przypisana jednostka organizacyjna.

Przejdź do wstępnych projektów planów finansowych, klikając "Projekt" -> "Plany finansowe".

Jak ręcznie wygenerować wstępne projekty planów finansowych?

Jeśli aktualnie nie prowadzisz kolumny "Jednostka", w ePublink Budżet możesz uzupełnić ją ręcznie.

W wygenerowanym projekcie budżetu dla każdej pozycji dochodu/wydatku przypisz jednostkę, która będzie ją realizować.

Następnie przejdź do "Projekt" -> "Plany finansowe". Tam kliknij przycisk "Generuj Plany Finansowe".

Jak wygląda współpraca z kierownikami/księgowymi jednostek organizacyjnych?

Plany finansowe od razu po wygenerowaniu mają status "Do akceptacji". Aby jednostka organizacyjna mogła w dokumencie wprowadzać lub zmieniać wartości, zmień status planów finansowych na "Roboczy".

💡Jeśli plan finansowy ma status „Roboczy”, jego edycja jest zablokowana. Nie zmienisz go ani w widoku planu, ani w projekcie budżetu.

Poczekaj aż jednostka skończy pracę nad dokumentem. Jeśli kierownik/księgowy odeśle plan finansowy, zmieni on status ponownie na "Do akceptacji".

Jako Skarbnik możesz:

zaakceptować plan finansowy;

odrzucić plan finansowy - to daje jednostce organizacyjnej możliwość wznowienia edycji, a następnie ponownego przesłania planu finansowego do akceptacji przez Skarbnika.

Gdy plany finansowe są już gotowe, upewnij się, że są wpięte do odpowiedniego projektu budżetu. Ta informacja znajduje się w kolumnie "Podpięty do".

Jeśli plan finansowy nie jest podpięty do żadnego dokumentu lub jest przypięty w złym dokumencie, możesz to zmienić.

Przejdź do listy projektów. Otwórz odpowiedni dokument. Kliknij ikonkę "Plany finansowe" i zaznacz gotowy plan finansowy.

Jak wygenerować podsumowanie i XML wstępnych planów finansowych?

Przejdź do zakładki "Projekt" -> "Plany finansowe" i wejdź w plan konkretnej jednostki.

W zakładce "Podsumowanie" dostępne są dwa pliki do pobrania:

plik XML do wgrania w systemie BeSTi@;
plik Word z podsumowaniem planu finansowego.