Spis treści:
- Wygeneruj wstępny projekt budżetu
- Edytuj projekt i uzupełnij nową klasyfikację
- Wybierz załączniki i pobierz gotowy tekst uchwały z uzasadnieniem
- Wygeneruj wstępne plany finansowe i ich podsumowanie
Jak wygenerować wstępny projekt budżetu?
💡Przed generowaniem projektu budżetu uruchom Plikomat Publink. Pozwoli Ci to sprawniej przejść przez proces. Zajrzyj do instrukcji na naszej bazie wiedzy, aby sprawdzić jak pobrać i skonfigurować Plikomat.
Przejdź do listy projektów i wybierz kolejny rok budżetowy.
Kliknij przycisk "Generuj projekt budżetu" w prawym górnym rogu.
Następnie rozpocznie się przesyłanie danych z systemu BeSTi@. Poczekaj chwilę aż pojawi się okno generowania projektu budżetu.
💡 Jeśli Plikomat nie został uruchomiony przed generowaniem projektu, to pojawi się informacja o braku połączenia z Plikomatem. Kliknij "Pobierz Plikomat", następie uruchom go i działaj dalej zgodnie z instrukcją.
💡 Zwróć uwagę na źródło danych. Wstępny projekt budżetu możesz wygenerować na podstawie danych z Publink Budżet (jeśli znajdują się w nim wszystkie uchwały i zarządzenia zmieniające budżet w aktualnym roku budżetowym) lub z BeSTi@.
W okienku z datą graniczną wskaż datę planu budżetu na 2026 rok, który będzie stanowił podstawę do dalszych przeliczeń w projekcie.
Wybierz, jakie pozycje mają zostać skopiowane do nowego projektu:
- Zadania: "Pomijaj zadania" albo "Uwzględniaj zadania" — pozycje z zadaniami zostaną przeniesione wraz z wartością.
- Rodzaj wydatków: "Tylko bieżące" albo "Bieżące i majątkowe" — jeśli wybierzesz pierwszą opcję, pozycje majątkowe nie zostaną skopiowane.
- Źródło finansowania: "Tylko P4 = 0" albo "Wszystkie P4" — przy pierwszej opcji pozycje z P4 różnym od 0 nie zostaną skopiowane.
- Rodzaj: "Tylko własne" albo "Wszystkie rodzaje" — przy pierwszej opcji pozycje dot. zadań zleconych i porozumień z AR/JST nie zostaną skopiowane.
Kliknij "Generuj" i przejdź do dalszej pracy nad projektem.
Po wybraniu "Przejdź do projektu" możesz edytować projekt.
Jak edytować projekt budżetu?
Zacznij od edycji nagłówka dokumentu.
Znajdziesz tu informacje o:
- numerze (nazwie) dokumentu;
- dacie podjęcia i dacie wejścia w życie;
- źródle danych;
- wskaźnikach bazowych.
Jak pracować z projektem z nową klasyfikacją budżetową?
Od projektu budżetu 2027, w zakładkach Dochody, Wydatki, Wydatki inwestycyjne, Przychody i Rozchody, obok dotychczasowej kolumny "Paragraf/Grupa Klasyfikacja 2026" znajdziesz nową kolumnę "Paragraf/Grupa Klasyfikacja 2027".
Program automatycznie dopasowuje stare paragrafy do nowych tam, gdzie mapowanie jest jednoznaczne. Nad tabelą widzisz licznik, np. "Klasyfikacja 2027: 44 uzupełniono, 20 do uzupełnienia" — pokazuje, ile pozycji przeniesiono automatycznie, a ile wymaga edycji.
Pozycje, których nie udało się dopasować automatycznie, są oznaczone czerwoną kreską z lewej strony wiersza oraz pustym, czerwono obramowanym polem w kolumnie "Paragraf Klasyfikacja 2027". Najedź kursorem na puste pole, aby zobaczyć podpowiedź "Pole wymagane". Kliknij w pole i wybierz właściwy paragraf z nowej klasyfikacji.
💡 Dopóki nie uzupełnisz wszystkich wymaganych pozycji, w kroku weryfikacji dokumentu zobaczysz czerwony, krytyczny weryfikator "Poprawnie wypełniona klasyfikacja budżetowa". Uzupełnij brakujące pozycje, aby go usunąć.
Jak edytować i dodawać nowe pozycje?
Jeśli chcesz zmienić wartość w pozycji, która już jest w projekcie, to wystarczy edytować kwotę w kolumnie "Wartość".
Jeśli chcesz dodać nową pozycję, kliknij plusik po prawej stronie przy pozycji
lub lewej przy dziale. Uzupełnij klasyfikację oraz wartość pozycji.
Jak porównać dane z projektu z danymi historycznymi?
W widoku dokumentu kliknij "Kolumny" w prawym górnym rogu, aby wybrać, które dane historyczne mają być widoczne jako dodatkowe kolumny w tabeli:
- Wykonanie 2024
- Wykonanie 2025
- Plan 2026 (Bestia)
- Wykonanie 2026
Zaznaczaj lub odznaczaj poszczególne pozycje checkboxami, albo użyj "Wyświetl/Ukryj wszystkie", żeby pokazać lub schować je wszystkie na raz. Przycisk "Resetuj" przywraca domyślny zestaw kolumn.
Powyżej znajduje się przełącznik "Plan 2026 z Publink Budżet". Domyślnie kolumna "Plan 2026" pokazuje dane z systemu BeSTi@. Włącz ten przełącznik, aby zamiast tego zobaczyć plan 2026 zapisany w Publink Budżet — nazwa kolumny zmieni się na "Plan 2026 (Publink)", a widoczne w niej wartości i procentowe odchylenia przeliczą się względem tego źródła.
Jak zaktualizować dane do wygenerowania projektu budżetu?
Na liście projektów, w prawym górnym rogu, obok przycisków "Weryfikuj z Bestią" i "Generuj projekt budżetu 2027", znajduje się przycisk "Uaktualnij dane historyczne".
Kliknij go, aby odświeżyć dane historyczne (Wykonanie 2024, Wykonanie 2025, Plan 2026, Wykonanie 2026) widoczne w projekcie — bez konieczności generowania nowego projektu od zera.
Co można uszczegółowić przy pozycjach wydatkowych?
Za pomocą "plusika" można dodać podpozycje, czyli uszczegółowienia wartości. Ta opcja jest dostępna przy niektórych pozycjach dochodów oraz wszystkich wydatków i przychodów. Ich zadaniem jest doprecyzowanie wartości danej pozycji.
💡 Popodzycje mogą wpływać na załączniki, na weryfikatory lub oba te elementy jednocześnie.
Jak zweryfikować projekt budżetu?
Skorzystaj z przycisków "Saldo" oraz "Weryfikacja".
Przycisk "Saldo" podświetla się na zielono w momencie, kiedy budżet jest zbilansowany. W przeciwnym razie, przycisk jest czerwony.
Program weryfikuje poprawność dokumentu za pomocą listy weryfikatorów. Jeśli przycisk "Weryfikacja" podświetla się na czerwono lub żółto, to znaczy, że w dokument może zawierać błędy. Kliknij w przycisk i zapoznaj się ze szczegółami weryfikatorów.
Jeśli chcesz poznać więcej szczegółów na ten temat oraz pełną listę weryfikatorów, zapoznaj się z naszym artykułem.
Jak wygenerować treść uchwały z uzasadnieniem i załącznikami?
Przejdź do przycisku "Generuj dokument".
Zwróć uwagę na kolory weryfikatorów:
- kolor zielony lub żółty - oznaczają, że możesz spokojnie kontynuować i wygenerować dokument;
- kolor czerwony - informuje, że w dokumencie może znajdować się błąd krytyczny, który powinien zostać poprawiony przed wygenerowaniem dokumentu.
💡W przypadku czerwonego weryfikatora wciąż możesz kontynuować i wygenerować treść uchwały wraz z uzasadnieniem i załączniki. Wygenerowany dokument będzie zawierał znak wodny z napisem "Wersja robocza".
Spersonalizuj podstawę prawną.
💡W tym miejscu możesz skorzystać z domyślnego, gotowego tekstu podstawy prawnej lub wpisać własny, dostosowany do Twoich potrzeb.
Wprowadź limity zobowiązań.
Wybierz wersję uzasadnienia.
Wybierz załączniki do wygenerowania.
I dalej możesz je dostosować.
💡Zaznacz na liście, które załączniki chcesz dołączyć do projektu. Program domyślnie zaznaczy te załączniki, które na podstawie wprowadzonych danych powinny zostać utworzone.
W ostatnim kroku poczekaj aż program wygeneruje dla Ciebie pliki i pobierz je.
Do pobrania są 3 formaty plików:
- plik Word - zawiera treść zarządzenia, uchwały, uzasadnienie i załączniki;
- plik XML - do wgrania w systemie BeSTi@, w miejscu projektu budżetu;
- plik ZIP - zawiera plik XML projektu budżetu oraz planów finansowych podpiętych do niego (jeśli działać z kolumną jednostki).
Jak wygenerować wstępne plany finansowe?
💡Jeśli chcesz efektywnie współpracować z jednostkami organizacyjnymi , to upewnij się, że księgowi/kierownicy w jednostkach posiadają konto w Publink Budżet.
Instrukcja zarządzania użytkownikami jest opisana w innym artykule.
Jak skorzystać z automatycznego generowania wstępnych projektów planów finansowych?
W oknie generowania projektu budżetu zaznacz opcję "Generuj wstępne projekty planów finansowych".
💡Skorzystaj z automatycznego generowania wstępnych planów finansowych jeśli:
- w aktualnym roku budżetowym w BeSTi@ posiadasz kolumnę "Jednostka" i dla każdej pozycji dochodów i wydatków ta kolumna jest uzupełniona nazwą jednostki organizacyjnej;
lub
- w aktualnym roku budżetowym w Publink Budżet dla każdej pozycji dochodów i wydatków w kolumnie "Jednostka" jest przypisana jednostka organizacyjna.
Przejdź do wstępnych projektów planów finansowych, klikając "Projekt" -> "Plany finansowe".
Jak ręcznie wygenerować wstępne projekty planów finansowych?
Jeśli aktualnie nie prowadzisz kolumny "Jednostka", w Publink Budżet możesz uzupełnić ją ręcznie.
W wygenerowanym projekcie budżetu dla każdej pozycji dochodu/wydatku przypisz jednostkę, która będzie ją realizować.
Następnie przejdź do "Projekt" -> "Plany finansowe". Tam kliknij przycisk "Generuj Plany Finansowe".
Jak wygląda współpraca z kierownikami/księgowymi jednostek organizacyjnych?
Plany finansowe od razu po wygenerowaniu mają status "Do akceptacji". Aby jednostka organizacyjna mogła w dokumencie wprowadzać lub zmieniać wartości, zmień status planów finansowych na "Roboczy".
💡Jeśli plan finansowy ma status „Roboczy”, jego edycja jest zablokowana. Nie zmienisz go ani w widoku planu, ani w projekcie budżetu.
Poczekaj aż jednostka skończy pracę nad dokumentem. Jeśli kierownik/księgowy odeśle plan finansowy, zmieni on status ponownie na "Do akceptacji".
Jako Skarbnik możesz:
- zaakceptować plan finansowy;
- odrzucić plan finansowy - to daje jednostce organizacyjnej możliwość wznowienia edycji, a następnie ponownego przesłania planu finansowego do akceptacji przez Skarbnika.
Gdy plany finansowe są już gotowe, upewnij się, że są wpięte do odpowiedniego projektu budżetu. Ta informacja znajduje się w kolumnie "Podpięty do".
Jeśli plan finansowy nie jest podpięty do żadnego dokumentu lub jest przypięty w złym dokumencie, możesz to zmienić.
Jak wygenerować podsumowanie i XML wstępnych planów finansowych?
Przejdź do zakładki "Projekt" -> "Plany finansowe" i wejdź w plan konkretnej jednostki.
W zakładce "Podsumowanie" dostępne są dwa pliki do pobrania:
- plik XML do wgrania w systemie BeSTi@;
- plik Word z podsumowaniem planu finansowego.
