(Skarbnik) Projekt budżetu we współpracy z jednostkami organizacyjnymi — krok po kroku

Jak nadać uprawnienia pracownikom jednostek oraz wydziałów?

Jeśli chcesz, aby konkretna osoba (np. kierownik lub pracownik merytoryczny) miała dostęp tylko do planu finansowego swojego Wydziału, a nie całej jednostki nadrzędnej, wykonaj poniższe kroki.

1. Przejdź do zakładki „Użytkownicy" w Koncie Publink (nie w module Budżet).
2. Kliknij „+Dodaj użytkownika" i uzupełnij dane: imię, nazwisko, adres e-mail.
3. Przypisz rolę (najlepiej Kierownik) i wybierz dla użytkownika konkretną Jednostkę organizacyjną lub Wydział.
4. Kliknij Zapisz. Na wskazany adres e-mail zostanie wysłane zaproszenie z linkiem do utworzenia hasła.
   

Jak wygenerować wstępny projekt budżetu?

Sposób rozpoczęcia pracy zależy od tego, jakimi dokumentami już dysponujesz oraz od poziomu szczegółowości, w jakim chcesz zaplanować budżet. Wybierz opcję najlepiej odpowiadającą Twojej sytuacji – w zależności od tego, czy dane budżetowe na 2026 rok znajdują się już w Publinku, tylko w Bestii, czy planujesz podział pozycji na jednostki, a także czy masz już gotowy projekt i chcesz od razu wygenerować z niego akt, uzasadnienie i załączniki.

Prowadzę budżet 2026 w Publink i mam uzupełnią kolumnę "Jednostka"

Krok 1: Przejdź do listy projektów i wybierz kolejny rok budżetowy.

Krok 2: Kliknij przycisk "Generuj projekt budżetu" w prawym górnym rogu.

Następnie rozpocznie się przesyłanie danych z systemu BeSTi@. Poczekaj chwilę aż pojawi się okno generowania projektu budżetu.

Jeśli już wcześniej skorzystałeś z generowania projektu budżetu na 2027 rok, to od razu otworzy się okno generowania projektu budżetu. Wówczas zwróć uwagę na datę ostatniego przesłania paczki. Rekomendujemy, aby generować projekt na najświeższych danych. Kliknij przycisk "Odśwież", aby na nowo przesłać dane do projektu.

Krok 3: Wybierz źródło danych, czyli opcję "Budżet z Publink na bazie uchwał 2026".

Krok 5: Wybierz zakres danych.

• Zadania - zdecyduj, czy do projektu 2027 przenieść zadania, znajdujące się w aktualnym planie budżetu.

• Rodzaj wydatków - wybierz, czy przenieść do projektu 2027 klasyfikację tylko paragrafów bieżących, czy zarówno bieżących jak i majątkowych.

• Źródło finansowania - czy chcesz, aby do projektu 2027 przenieść tylko paragrafy z czwartą cyfrą 0, czy jednak przenieść wszystkie P4.

• Rodzaj - w projekcie budżetu 2027 mogą być uwzględnione tylko pozycje dot. zadań własnych lub również zleconych i porozumień.

Krok 6: Pozostałe ustawienia 

• Generuj wstępne projekty planów finansowych - ta opcja jest przeznaczona dla Skarbników, którzy pracują w programie wraz z pracownikami jednostek organizacyjnych oraz wydziałów. Gdy jest ona zaznaczona, wraz z wstępnym projektem budżetu wygenerują się również wstępne projekty planów finansowych. Warunkiem wygenerowania planów finansowych jest posiadanie uzupełnionej kolumny jednostka w planie budżetu 2026 w Publink. 

• Automatycznie przeliczaj wartości pozycji według metod kalkulacji - jeśli ta opcja jest zaznaczona program zaproponuje prognozę pozycji bieżących dochodów i wydatków w oparciu o wskaźniki makroekonomiczne. Gdy nie zdecydujesz się skorzystać z tej opcji, wartości dla pozycji w projekcie będą takie same jak plan budżetu na 2026. 

Krok 7: Kliknij przycisk "Generuj", poczekaj aż program przygotuje dla Ciebie projekt i przejdź do dokumentu, aby go edytować. Więcej na temat edycji projektu znajdziesz w sekcji poniżej -> kliknij tutaj.

 

Kliknij tutaj, aby przejść do kolejnych instrukcji i dowiedzieć się, jak dalej pracować z projektem budżetu.

 

Prowadzę budżet 2026 tylko w Bestii i mam tam uzupełnioną kolumnę "Jednostka"

Krok 1: Przejdź do listy projektów i wybierz kolejny rok budżetowy.

Krok 2: Kliknij przycisk "Generuj projekt budżetu" w prawym górnym rogu.

Następnie rozpocznie się przesyłanie danych z systemu BeSTi@. Poczekaj chwilę aż pojawi się okno generowania projektu budżetu.

Jeśli już wcześniej skorzystałeś z generowania projektu budżetu na 2027 rok, to od razu otworzy się okno generowania projektu budżetu. Wówczas zwróć uwagę na datę ostatniego przesłania paczki. Rekomendujemy, aby generować projekt na najświeższych danych. Kliknij przycisk "Odśwież", aby na nowo przesłać dane do projektu.

Krok 3: Wybierz źródło danych, czyli opcję "Budżet z Bestii z uchwały 2026".

Krok 5: Wybierz zakres danych.

• Zadania - zdecyduj, czy do projektu 2027 przenieść zadania, znajdujące się w aktualnym planie budżetu.

• Rodzaj wydatków - wybierz, czy przenieść do projektu 2027 klasyfikację tylko paragrafów bieżących, czy zarówno bieżących jak i majątkowych.

• Źródło finansowania - czy chcesz, aby do projektu 2027 przenieść tylko paragrafy z czwartą cyfrą 0, czy jednak przenieść wszystkie P4.

• Rodzaj - w projekcie budżetu 2027 mogą być uwzględnione tylko pozycje dot. zadań własnych lub również zleconych i porozumień.

Krok 6: Pozostałe ustawienia 

• Generuj wstępne projekty planów finansowych - ta opcja jest przeznaczona dla Skarbników, którzy pracują w programie wraz z pracownikami jednostek organizacyjnych oraz wydziałów. Gdy jest ona zaznaczona, wraz z wstępnym projektem budżetu wygenerują się również wstępne projekty planów finansowych. Warunkiem wygenerowania planów finansowych jest posiadanie uzupełnionej kolumny jednostka w planie budżetu 2026 w Bestii. 

• Automatycznie przeliczaj wartości pozycji według metod kalkulacji - jeśli ta opcja jest zaznaczona program zaproponuje prognozę pozycji bieżących dochodów i wydatków w oparciu o wskaźniki makroekonomiczne. Gdy nie zdecydujesz się skorzystać z tej opcji, wartości dla pozycji w projekcie będą takie same jak plan budżetu na 2026. 

Krok 7: Kliknij przycisk "Generuj", poczekaj aż program przygotuje dla Ciebie projekt i przejdź do dokumentu, aby go edytować. Więcej na temat edycji projektu znajdziesz w sekcji poniżej -> kliknij tutaj.

Kliknij tutaj, aby przejść do kolejnych instrukcji i dowiedzieć się, jak dalej pracować z projektem budżetu.

Nie posiadam uzupełnionej kolumny "Jednostka", ale prowadzę w Bestii plany finansowe dla budżetu 206

Krok 1: Przejdź do listy projektów i wybierz kolejny rok budżetowy.

Krok 2: Kliknij przycisk "Generuj projekt budżetu" w prawym górnym rogu.

Następnie rozpocznie się przesyłanie danych z systemu BeSTi@. Poczekaj chwilę aż pojawi się okno generowania projektu budżetu.

Jeśli już wcześniej skorzystałeś z generowania projektu budżetu na 2027 rok, to od razu otworzy się okno generowania projektu budżetu. Wówczas zwróć uwagę na datę ostatniego przesłania paczki. Rekomendujemy, aby generować projekt na najświeższych danych. Kliknij przycisk "Odśwież", aby na nowo przesłać dane do projektu.

Krok 3: Wybierz źródło danych, czyli opcję "Budżet z Bestii z planów finansowych 2026".

Krok 5: Wybierz zakres danych.

• Zadania - zdecyduj, czy do projektu 2027 przenieść zadania, znajdujące się w aktualnym planie budżetu.

• Rodzaj wydatków - wybierz, czy przenieść do projektu 2027 klasyfikację tylko paragrafów bieżących, czy zarówno bieżących jak i majątkowych.

• Źródło finansowania - czy chcesz, aby do projektu 2027 przenieść tylko paragrafy z czwartą cyfrą 0, czy jednak przenieść wszystkie P4.

• Rodzaj - w projekcie budżetu 2027 mogą być uwzględnione tylko pozycje dot. zadań własnych lub również zleconych i porozumień.

Krok 6: Pozostałe ustawienia 

• Generuj wstępne projekty planów finansowych - ta opcja jest przeznaczona dla Skarbników, którzy pracują w programie wraz z pracownikami jednostek organizacyjnych oraz wydziałów. Gdy jest ona zaznaczona, wraz z wstępnym projektem budżetu wygenerują się również wstępne projekty planów finansowych. 

• Automatycznie przeliczaj wartości pozycji według metod kalkulacji - jeśli ta opcja jest zaznaczona program zaproponuje prognozę pozycji bieżących dochodów i wydatków w oparciu o wskaźniki makroekonomiczne. Gdy nie zdecydujesz się skorzystać z tej opcji, wartości dla pozycji w projekcie będą takie same jak plan budżetu na 2026. 

Krok 7: Kliknij przycisk "Generuj", poczekaj aż program przygotuje dla Ciebie projekt i przejdź do dokumentu, aby go edytować. Więcej na temat edycji projektu znajdziesz w sekcji poniżej -> kliknij tutaj.

Kliknij tutaj, aby przejść do kolejnych instrukcji i dowiedzieć się, jak dalej pracować z projektem budżetu.

 

Aktualizacja danych historycznych

Na liście projektów, w prawym górnym rogu, obok przycisków “Weryfikuj z Bestią” i “Generuj projekt budżetu 2027”, znajduje się przycisk “Uaktualnij dane historyczne”.

Kliknij go, aby odświeżyć dane historyczne (Wykonanie 2024, Wykonanie 2025, Plan 2026, Wykonanie 2026) widoczne w projekcie — bez konieczności generowania nowego projektu od zera.

Edycja nagłówka i danych projektu

Zacznij od edycji nagłówka dokumentu.

  

Znajdziesz tu informacje o:

• numerze (nazwie) dokumentu;
• dacie podjęcia i dacie wejścia w życie;
• źródle danych;
• wskaźnikach bazowych.

 

Plan finansowy w dokumencie 

Po wygenerowaniu projektu budżetu plany finansowe jednostek organizacyjnych generują się automatycznie — znajdziesz je w zakładce Projekt → Plany finansowe.

Aby jednostka mogła pracować nad swoim planem, jego status musi być "🟡 W edycji przez Jednostkę".

Podpięcie i status planu możesz zweryfikować na dwa sposoby:

• na liście planów finansowych;

• w projekcie, klikając przycisk "Plany finansowe" - checkbox powinien być zaznaczony:

Podpięcie planu finansowego do dokumentu

Jeśli plan finansowy nie jest podpięty do żadnego dokumentu lub jest przypięty w złym dokumencie, możesz to zmienić:

1. Wejdź do dokumentu, w którym plan nie powinien być podpięty.
2. Kliknij przycisk “Plany finansowe” w prawym górnym rogu.
3. Kliknij zacieniony kwadracik przy planie — tym samym odepniesz plan od tego dokumentu.
4. Przejdź do właściwego dokumentu z listy uchwał i wejdź w niego.
5. Kliknij przycisk “Plany finansowe”.
6. Podepnij plan, klikając kwadracik przy nim.

 

Statusy planu finansowego

Plan finansowy jednostki organizacyjnej może mieć jeden z czterech statusów. Statusy służą wyłącznie do komunikacji między Skarbnikiem a Jednostką Organizacyjną (JO) — określają, kto w danym momencie może edytować plan.

• 🟢 Zaakceptowany przez Skarbnika — tak jak status niebieski, pozwala na edycję planu przez Skarbnika i pracowników pionu skarbnika.
• 🔴 Odrzucony — jednostka może po swojej stronie kliknąć przycisk “Wróć do edycji” i ponownie wysłać plan do Skarbnika do akceptacji.
• 🔵 Do akceptacji przez Skarbnika — ten status, podobnie jak status zielony, pozwala na edycję planu (a tym samym wszystkich pozycji w projekcie budżetu pochodzących z tego planu) przez Skarbnika oraz pracowników pionu skarbnika.
• 🟡 W edycji przez Jednostkę — kierownik i pracownicy jednostki mogą edytować plan. Skarbnik i pracownicy pionu skarbnika nie mogą go wtedy edytować. Gdy jednostka wyśle plan do akceptacji, traci możliwość edycji, a status zmienia się na niebieski.

Jak pracować z projektem z nową klasyfikacją budżetową?

Od projektu budżetu 2027, w zakładkach Dochody, Wydatki, Wydatki inwestycyjne, Przychody i Rozchody, obok dotychczasowej kolumny “Paragraf Klasyfikacja 2026” (lub “Grupa Klasyfikacja 2026”) znajdziesz nową kolumnę “Paragraf Klasyfikacja 2027” (lub odpowiednio “Grupa Klasyfikacja 2027”).

Program automatycznie dopasowuje stare paragrafy do nowych tam, gdzie mapowanie jest jednoznaczne. Nad tabelą widzisz licznik, np. “Klasyfikacja 2027: 44 uzupełniono, 20 do uzupełnienia” — pokazuje, ile pozycji przeniesiono automatycznie, a ile wymaga edycji.

  

Pozycje, których nie udało się dopasować automatycznie, są oznaczone czerwoną kreską z lewej strony wiersza oraz pustym, czerwono obramowanym polem w kolumnie “Paragraf Klasyfikacja 2027”. Kliknij w pole i wybierz właściwy paragraf z nowej klasyfikacji oraz dopisz odpowiednią wartość.

Kopiowanie do wydatków inwestycyjnych

W sekcji Wydatki znajdziesz przycisk “Kopiuj do wydatków inwestycyjnych”. Przenosi on odpowiednie wydatki z sekcji Wydatki do sekcji Wydatki inwestycyjne.

 Jak edytować i dodawać nowe pozycje? 

Jeśli chcesz zmienić wartość w pozycji, która już jest w projekcie, wystarczy edytować kwotę w kolumnie “Wartość”.

Jeśli chcesz dodać nową pozycję, kliknij przycisk “+ Dodaj wiersz”.

Uzupełnij klasyfikację oraz wartość pozycji.

Podpozycje (uszczegółowienia)

Dodawanie podpozycji jest dostępne przy niektórych pozycjach dochodów oraz wszystkich wydatków i przychodów. Ich zadaniem jest doprecyzowanie wartości danej pozycji.

Aby dodać podpozycję, kliknij przycisk “+ Dodaj podpozycję” po najechaniu na odpowiedni wiersz:

Przy pozycjach z podpozycjami zobaczysz strzałkę po lewej stronie wiersza. Kliknięcie strzałki rozwija widok, gdzie możesz przeglądać istniejące podpozycje lub dodać nowe.

Pod listą podpozycji widoczna jest informacja “Do dyspozycji” — pokazuje, ile z wartości pozycji nie zostało jeszcze przypisane do żadnej podpozycji. Suma wszystkich podpozycji nie może przekroczyć wartości paragrafu — system zasygnalizuje przekroczenie weryfikatorem.

Podpozycje dzielimy na Podzadania, Fundusz sołecki, Budżet obywatelski i Środki znaczone. Podzadania możesz dodać do każdej pozycji w dokumencie. Pozostałe podpozycje są dostępne przy wybranych pozycjach dochodowych oraz przy wszystkich pozycjach wydatkowych i przychodowych.

Podzadania

Podzadania pozwalają rozbić kwotę pozycji na nazwane części — np. wydzielić konkretne zadanie w ramach szerszego paragrafu.

1. Rozwiń pozycję klikając strzałkę.
2. Kliknij “+ Dodaj podpozycję” i wybierz “Podzadanie”.
3. Wpisz dowolną nazwę podzadania.
4. Wpisz kwotę i zatwierdź klikając “Enter”.

Podzadania nie wpływają na zadania w załączniku wydatków inwestycyjnych.

Fundusz sołecki, Budżet obywatelski i Środki znaczone

Fundusz sołecki, Budżet obywatelski i Środki znaczone służą do oznaczenia, że część kwoty danej pozycji pochodzi z konkretnego źródła finansowania lub kategorii wydatku.

1. Rozwiń pozycję klikając strzałkę.
2. Kliknij “+ Dodaj podpozycję” i wybierz np. “Środki znaczone”.
3. W polu “Wybierz z listy” wskaż kategorię, m.in.:
4. Wpisz kwotę przypisaną do tej kategorii i zatwierdź klikając “Enter”.

• • COVID
  • Rządowy Fundusz Rozwoju Dróg
  • Wydatki na ochronę środowiska
  • Krajowy Plan Odbudowy
  • Wydatki na przeciwdziałanie alkoholizmowi i narkomanii
  • Wydatki z dotacji na zadania własne

Przy jednej pozycji możesz dodać kilka środków znaczonych jednocześnie — np. część kwoty to KPO, a część to środki na ochronę środowiska. 

Kolumny i porównanie z danymi historycznymi 

W widoku dokumentu kliknij “Ustawienia tabeli” w prawym górnym rogu, a następnie “Pola i kolumny”, aby wybrać, które dane historyczne mają być widoczne jako dodatkowe kolumny w tabeli:

• Wykonanie 2024
• Wykonanie 2025
• Plan 2026 (Bestia)
• Wykonanie 2026

Zaznaczaj lub odznaczaj poszczególne pozycje checkboxami, albo użyj “Wyświetl/Ukryj wszystkie”, żeby pokazać lub schować je wszystkie na raz. Przycisk “Resetuj” przywraca domyślny zestaw kolumn.

Dodawanie nowej kolumny w tabeli przestawnej

Jeśli chcesz dodać własną kolumnę (poza zestawem historycznym opisanym wyżej):

1. Kliknij “Ustawienia tabeli”.
2. Kliknij “Nowe pole” i przeciągnij je do sekcji Kolumny.
3. Nowa kolumna pojawi się w tabeli.

 

Załączniki

Po kliknięciu w “Załączniki” znajdującą się po prawej stronie ekranu, a następnie wybraniu konkretnego załącznika, program automatycznie podświetli pozycje, które się w nim znajdują. Kliknięcie w ikonę oka pozwoli natomiast wyświetlić wyłącznie podświetlone pozycje.

Jak zweryfikować projekt budżetu? 

Skorzystaj z przycisków “Saldo” oraz “Weryfikacja”.

Przycisk “Saldo” podświetla się na zielono w momencie, kiedy budżet jest zbilansowany. W przeciwnym razie przycisk jest czerwony.

Program weryfikuje poprawność dokumentu za pomocą listy weryfikatorów. Jeśli przycisk “Weryfikacja” podświetla się na czerwono lub żółto, oznacza to, że dokument może zawierać błędy. Kliknij w przycisk i zapoznaj się ze szczegółami weryfikatorów.

Ścieżki pobierania 

Z poziomu projektu budżetu są trzy ścieżki pobierania:

1. Pobierz do XML

Pobierze plik XML projektu, gotowy do wgrania do systemu BeSTi@.

2. Pobierz do PDF lub Excel

Pobierze plik PDF lub Excel.

3. Generuj dokument

Przejdź do przycisku “Generuj dokument”:

Zwróć uwagę na kolory weryfikatorów:

• zielony lub żółty — możesz spokojnie kontynuować i wygenerować dokument; 
• czerwony — informuje, że w dokumencie może znajdować się błąd krytyczny, który powinien zostać poprawiony przed wygenerowaniem dokumentu.

  

Spersonalizuj podstawę prawną.

Wprowadź limity zobowiązań.

Wybierz wersję uzasadnienia.

Wybierz załączniki do wygenerowania.

Dalej możesz je dostosować.

W ostatnim kroku poczekaj aż program wygeneruje dla Ciebie pliki i pobierz je.

Do pobrania są 3 formaty plików:

• plik Word - zawiera treść zarządzenia, uchwały, uzasadnienie i załączniki;
• plik XML - do wgrania w systemie BeSTi@, w miejscu projektu budżetu;
• plik ZIP - zawiera plik XML projektu budżetu oraz planów finansowych podpiętych do niego (jeśli działać z kolumną jednostki).