Optymalizacja pracy Skarbnika - gdzie znaleźć na to środki?

Ile razy w tygodniu mówisz, że „musimy oszczędzać”, „pieniędzy nie ma”? Pewnie kilka. Nie ma w tym nic złego. W świecie, w którym oczekuje się natychmiastowych rezultatów i nie uczy się ludzi cierpliwości, trudno jest wytłumaczyć, że budżet nie jest z gumy😉 Do tego ciągłe presje terminów, złożone zmiany budżetu i WPF oraz łatanie ryzyk, które często biorą się z... braku narzędzi. Czy więc każde oszczędzanie ma sens? Czy rezygnacja z zakupów, które realnie zwiększają jakość pracy jest uzasadniona?

Dobrze wydane pieniądze to obowiązek Skarbnika

Myślę, że każdy Skarbnik mógłby wyrecytować o dowolnej porze dnia i nocy, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad  uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów i optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów.

Oprogramowanie to też decyzja budżetowa – i też ma swój koszt (także, gdy go nie kupujesz)

Brak odpowiednich narzędzi do pracy, w tym komputera (czego już chyba nikt sobie nie wyobraża) oraz odpowiedniego oprogramowania wpływa na efektywność działań. W konsekwencji można mówić o nadgodzinach, przeciążeniu zespołu, większym ryzyku pomyłek, stresie i stracie na jakości pracy. Pewne rozwiązania nie powinny być rozpatrywane przez decydentów w kategorii luksusu pracy, a standardu.

60% Skarbników korzysta już z ePublink

W sytuacji, gdy 60% Skarbników korzysta z platformy ePublink, trudno nazywać to luksusem. To jest standard, bez którego wydziały finansowo-budżetowe już nie wyobrażają sobie swojej pracy. Od ponad 15 lat wspieramy aktywnie polski samorząd. Domagamy się zmian w wynagradzaniu Skarbników. Piszemy pisma i głośno mówimy, że chcemy bardziej ludzkiej administracji.

ePublink to coś więcej niż programy

Udostępniamy pomoc i wsparcie w zależności od potrzeb jednostki samorządu terytorialnego. To Skarbnik decyduje czy potrzebuje kompleksowej opieki czy podstawowej. Niektórzy doświadczeni Skarbnicy czasem twierdzili, że „przecież sobie radzą”, „niczego nie potrzebują”, „muszą oszczędzać”. Mimo wszystko, zgodzili się na niezobowiązujące spotkanie z nami i przekonali się, że warto.

Włodarz się nie zgadza... Nie mam pieniędzy...

Zacznijmy od chęci. Czy wiesz, że Twoja praca może być łatwiejsza, a zaoszczędzony czas możesz przeznaczyć na inne ważne zadania, których przecież nie ubywa, a z roku na rok, przybywa? Jeśli już wiesz, że warto rozpocząć z nami współpracę to znalezienie pieniędzy może okazać się łatwiejsze niż się komukolwiek może wydawać. W poprzednim wpisie nasza ekspertka wskazała możliwe źródła znalezienia dodatkowych  środków w budżecie.

Gdzie są pieniądze?

W tekście 👉 „Gdzie są pieniądze?” zwracaliśmy uwagę na paragrafy dotyczące wynagrodzeń i pochodnych. W trakcie roku zdarzają się zwolnienia lekarskie, które finansowane są ze środków zewnętrznych (ZUS/NFZ), a nie bezpośrednio z budżetu JST. Efekt?
Na koniec roku plan na wynagrodzeniach bywa niedoszacowany po stronie wykonania – tworzy się przestrzeń, którą można zagospodarować. To jest dokładnie ten moment, kiedy warto sobie zadać pytanie: „Czy te środki mają się rozpłynąć w przypadkowych zakupach na koniec roku, czy mogą sfinansować coś, co odciąży mnie i mój zespół przez kolejne lata – np. oprogramowanie do budżetu i WPF?”

Paragraf 4210 – zakupy „na zapas” kontra inwestycja w narzędzie

W eksperckim wpisie przytaczaliśmy prawdziwą sytuację z grupy dla Skarbników: jednostka chciała przesunąć 50 tys. zł na paragraf 4210 na koniec roku, żeby kupić materiały biurowe i środki czystości „na zapas”.
50 tys. zł. Tyle, ile licencja na kilka lat ePublink dla JST na system, który: porządkuje pracę nad budżetem i WPF, zmniejsza ryzyko błędów, przyspiesza przygotowanie uchwał i zmian w trakcie roku, umożliwia zarządzanie dokumentami finansowymi, w klika chwil generuje sprawozdanie opisowe z wykonania budżetu. Czy naprawdę większą korzyść dla JST przyniesie dodatkowy zapas papieru i tonerów, czy uporządkowanie procesu, który dotyka całego zespołu finansowo-budżetowego?
To nie jest krytyka pracowników jednostki, tylko pokazanie skali: czasem to, co traktujemy jako „neutralny” zakup bieżący, ma większy koszt alternatywny niż się wydaje.

75075 – kreatywność w promocji vs bezpieczeństwo finansowe

Rozdział 75075 – Promocja jednostek samorządu terytorialnego bywa miejscem bardzo kreatywnych wydatków. I słusznie – JST potrzebuje budować swój wizerunek, pokazywać inwestycje, komunikować się z mieszkańcami. Pytanie brzmi jednak: czy co roku każda planowana kampania promocyjna jest równie ważna, jak stabilność i bezpieczeństwo procesu planowania budżetu? Czasem rezygnacja z jednego projektu wizerunkowego albo jego ograniczenie może wygenerować środki, które: zapewnią Skarbnikowi i zespołowi konkretne narzędzie do pracy, obniżą ryzyko pomyłek, przyspieszą procesy, które i tak trzeba zrealizować (bez względu na to, czy jest na to 8 godzin, czy 3). To znowu kwestia priorytetów, a nie „magicznego braku pieniędzy”.

Niewykorzystane dotacje i rezerwy – nieoczywiste źródło finansowania

W merytorycznym tekście pisaliśmy, że niewykorzystane dotacje oraz rezerwy ogólne i celowe są miejscem, w którym często da się znaleźć środki – oczywiście z zachowaniem wszystkich wymogów ustawy o finansach publicznych. Niewykorzystana część dotacji wraca do budżetu JST. Rezerwa celowa może, po spełnieniu warunków z art. 259 u.f.p., zmienić przeznaczenie. Pytanie do Skarbnika nie brzmi więc: „Czy mamy pieniądze na oprogramowanie?”, tylko: „Czy jestem gotów uznać, że narzędzie wspierające budżet i WPF jest na tyle ważne, że potraktuję je jak priorytetowy wydatek – i poszukam źródła finansowania tam, gdzie już wskazują na to liczby?”

Pozorna oszczędność, realne koszty

Skarbnicy doskonale wiedzą, że każda oszczędność ma swoją cenę. Czasem: brak inwestycji w drogę dziś oznacza wyższe koszty remontu za kilka lat, brak inwestycji w system dziś oznacza większą liczbę poprawek, nadgodzin i „gaszenia pożarów” jutro. Oprogramowanie nie jest fanaberią. Jest elementem zarządzania ryzykiem finansowym JST i ochroną czasu zespołu, który i tak pracuje na granicy możliwości.
Dlatego, zanim kolejny raz padnie zdanie: „Nie mamy w budżecie środków na program”, warto wrócić do merytorycznego artykułu „Gdzie są pieniądze?” i zadać sobie kilka bardzo konkretnych pytań: Jak wygląda wykonanie na paragrafach wynagrodzeniowych? Co dzieje się z 4210 w moich jednostkach pod koniec roku? Jakie środki zaplanowano i realnie wykorzystano w 75075? Jak wygląda sytuacja na dotacjach i rezerwach? Może się okazać, że pieniądze na narzędzie już w tym budżecie są. Trzeba je tylko zobaczyć i podjąć odważną decyzję, że oszczędzanie nie polega na rezygnacji z narzędzi, które pomagają chronić budżet, ale na mądrym przesuwaniu środków tam, gdzie pracują najlepiej.