Kalendarz wdrożenia CRU

Kiedy po raz pierwszy pojawiło się hasło „rejestr umów”, wielu potraktowało je jak odległą zapowiedź – kolejną zmianę, która „jeszcze nie teraz”. Terminy przesuwano, koncepcję doprecyzowywano, a temat wracał falami. Dziś jednak jesteśmy w momencie, w którym nie ma już miejsca na ogólne przygotowania: Centralny Rejestr Umów ma konkretną konstrukcję, konkretne obowiązki i – co najważniejsze – konkretne daty.

Niepozorna ustawa, duży efekt uboczny

Niepozorna ustawa z dnia 14 października 2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw stała się początkiem dużych zmian… w ustawie o finansach publicznych. To właśnie w tym akcie, na pozór niedotyczącym JST, po raz pierwszy pojawiło się pojęcie rejestru umów.

Wtedy rejestr definiowano jako system teleinformatyczny prowadzony przez Ministra Finansów, a jego start zapowiadano na 1 lipca 2022 r. Czasu było mało, więc nikogo nie zdziwiło, że już 9 czerwca 2022 r. zmieniono przepisy i wyznaczono nowy termin: 1 stycznia 2024 r. W drugiej połowie 2023 r. okazało się, że Minister Finansów nie zdąży uruchomić rejestru, więc ogłoszono kolejne przesunięcie – tym razem na 1 stycznia 2026 r.

Gdyby na tym się skończyło, od początku 2026 r. mielibyśmy już nową rzeczywistość w zakresie dostępu do informacji publicznej, w tym do jawnego rejestru umów.

Ostatni zwrot akcji: 2025 zmienia zasady gry

Ostatni kwartał 2025 r. obfitował jednak w pomysły dotyczące tej sfery. Dyskutowano m.in. o tym, jaka wartość umów ma decydować o tym, czy dane mają znaleźć się w rejestrze. Rozważano kwoty 500 zł, 10 000 zł, aż wreszcie 4 grudnia 2025 r. uchwalono ustawę, w której na nowo zdefiniowano prawa i obowiązki związane z Centralnym Rejestrem Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU JSFP) – i zniesiono limit kwotowy.

Co to oznacza w praktyce?
Że każda zawarta umowa na rzecz jednostki sektora finansów publicznych dotycząca robót budowlanych, dostaw lub usług będzie podlegała wpisowi do rejestru.

Mamy co prawda katalog wyłączeń, ale co do zasady – publikować będziemy niemal wszystko. I to już niedługo.

Dwie daty, które trzeba wpisać w kalendarz

W tym procesie są dwa kluczowe terminy:
1 kwietnia 2026 r. – uruchomienie możliwości założenia konta w systemie CRU
1 lipca 2026 r. – oficjalny start funkcjonowania Rejestru

Mamy zatem niespełna pół roku, by zorganizować proces. Jeśli w jednostce funkcjonują już jakieś rozwiązania organizacyjne w tym zakresie, być może obejdzie się bez rewolucji. Trzeba jednak pamiętać o czymś bardzo ważnym: Rejestr nie dotyczy tylko urzędu gminy czy starostwa. Dotyczy wszystkich jednostek sektora, a więc również m.in. przedszkoli, szkół, CUW, ośrodków pomocy społecznej.

Warto odpowiednio wcześnie poinformować kierowników jednostek podległych o czekających na nich obowiązkach i odpowiedzialności – zwłaszcza że do 1 kwietnia zostało już niewiele czasu.

Data 1: 1 kwietnia 2026 r. – Start formalny (konta i dostęp)

To czas na wypracowanie rozwiązań i podział zadań, żeby można było złożyć wniosek o założenie konta w systemie. Taki wniosek musi zawierać dane osoby upoważnionej do działania w imieniu jednostki. To moment na formalności:
 1. Wskazanie osoby, która będzie zarządzać kontem głównym.
2. Wyznaczenie przez Kierownika Jednostki użytkowników systemu, którzy będą fizycznie wprowadzać dane.
3. Przetestowanie logowania i zapoznanie się z interfejsem.

Minister Finansów określi w drodze rozporządzenia szczegółowy tryb składania wniosków oraz sposób uwierzytelniania. 1 kwietnia jest więc realnym sygnałem startu dla informatyków i kadry zarządzającej.

Okno na przygotowania: testy, uprawnienia, procedury

Po otrzymaniu odpowiednich danych pozostaną niepełne trzy miesiące na testy. Ten czas warto wykorzystać na:
 1. konfigurację uprawnień dla pracowników merytorycznych,
2. przeszkolenie zespołu z obsługi systemu,
3. opracowanie wewnętrznych procedur, np.: kto akceptuje „wsad” do rejestru, kto weryfikuje dane pod kątem RODO, jak wygląda ścieżka odpowiedzialności (z kluczową zasadą: to Kierownik Jednostki odpowiada za treść).

Data 2: 1 lipca 2026 r. – Start merytoryczny (rejestrujemy umowy)

To właściwa „godzina zero”. Zgodnie z art. 14a ustawy, obowiązek udostępniania i aktualizowania informacji w Centralnym Rejestrze Umów stosuje się do umów zawartych od dnia 1 lipca 2026 r.

Co to oznacza w praktyce?

• Umowy podpisane 30 czerwca 2026 r. i wcześniej – nie podlegają obowiązkowi wpisu.
• Każda umowa spełniająca ustawowe kryteria, podpisana 1 lipca 2026 r. lub później, musi trafić do systemu bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 30 dni.
  
  

Co jeszcze przed nami: rozporządzenia i doprecyzowanie zasad

Czekamy jeszcze na rozporządzenia, w których Minister Finansów doprecyzuje obowiązujące przepisy – w tym sposób i tryb składania wniosku o dostęp do konta w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych.

Do tego czasu warto działać „na tym, co już wiemy”: budować proces, porządkować odpowiedzialności, informować jednostki podległe i przygotować się na start 1 lipca 2026 r. tak, żeby rejestr nie zaskoczył nikogo w środku roku.

Dowiedz się więcej na naszym webinarze

Już 13 stycznia będziemy omawiać aktualne przepisy o Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych. Przyjdź, posłuchaj, przygotuj się i nie odkładaj tematu na ostatnią chwilę. Z Publink będzie Ci łatwiej.