Skarbnik kontra włodarz: co zrobić, żeby argumenty za ułatwieniem pracy JST wygrały?

„Nie mamy w budżecie środków na program.”

Jeśli jesteś Skarbnikiem, to zdanie pewnie słyszałeś od starosty, wójta, burmistrza albo prezydenta. Może sam je powiedziałeś, zanim w ogóle poszedłeś z tematem do gabinetu. Wiesz, że Ty albo Twój zespół zostajecie po godzinach, że zmiany w budżecie i WPF powstają na ostatnią chwilę i że jeden błąd w uchwale kosztuje więcej niż licencja. Tylko że wiedzieć i przekonać to dwie różne rzeczy.

Dobra wiadomość: to da się zmienić. Ten tekst pokazuje, co sprawia, że argumenty Skarbnika odbijają się od gabinetu, i jak przygotować rozmowę, po której włodarz powie „tak”.

Z tego tekstu dowiesz się:

• dlaczego włodarz słyszy „wydatek”, kiedy Ty mówisz „narzędzie”,
• gdzie w budżecie szukać pieniędzy, zanim padnie „nie mamy”,
• jak zamienić prośbę w propozycję, którą trudno odrzucić.
  
  12 argumentów, które pomogą Ci przekonać włodarza
  
  

  1. Zacznij od kosztu braku narzędzia, a nie od ceny

  Dla włodarza oprogramowanie to pozycja w wydatkach, której mieszkańcy nigdy nie zobaczą. Nowy chodnik widać z okna urzędu. Licencji do budżetu i WPF nikt poza Twoim wydziałem nie zauważy. Dlatego nie otwieraj rozmowy kwotą. Zacznij od tego, ile urząd kosztuje praca bez narzędzia.

  Czy da się pracować bez komputera? Da się. Czy da się pracować bez oprogramowania biurowego? Też się da. Tylko jaki to ma sens? Ile kosztuje stres przy uwagach RIO? Ile kosztuje tłumaczenie się przed radnymi i mieszkańcami, że w budżecie coś nie gra? Czy zdarzyło Ci się kiedykolwiek pomylić przy ustalaniu wysokości rezerwy? A może załączniki i treść uchwały były rozbieżne? Ile czasu i ile razy sprawdzasz wszystkie pozycje przed przekazaniem właściwego dokumentu radnym i RIO?

  Oprogramowanie to też decyzja budżetowa. I ma swój koszt, także wtedy, gdy go nie kupujesz.

  2. Policz godziny, których nikt nie widzi

  Nadgodziny, przeciążony zespół, poprawki uchwał, nerwy przed sesją. To wszystko kosztuje, ale nie widać tego w żadnym zestawieniu. Włodarz widzi kwotę licencji. Nie widzi godzin, które wydział finansowy traci co miesiąc. Ty je widzisz, bo to Ty zostajesz po godzinach. Nikt Ci za nie nie płaci. Za to Ty płacisz za nie zdrowiem. A to, że nie ma ich w zestawieniu, nie znaczy, że ich nie ma. Policz je, zanim pójdziesz na rozmowę. Ile czasu zajmuje Wam przygotowanie zmiany w budżecie? Ile poprawek było w tym roku? Nawet prosty szacunek waży więcej niż „jesteśmy przeciążeni”.

  3. Sprawdź, gdzie w budżecie już są pieniądze

  Budżet nie jest z gumy, to prawda. Ale „nie ma pieniędzy” często znaczy „jeszcze nie sprawdziłem, skąd mogę je przesunąć”. A bywają takie miejsca w budżecie:

  • w paragrafach wynagrodzeń i ich pochodnych, bo dłuższe zwolnienia lekarskie finansuje ZUS, a nie JST, więc pod koniec roku często zostają oszczędności,
  • w §4210, gdzie pod koniec roku łatwo o zakupy „na zapas”, które nota bene trzeba jeszcze potem zinwentaryzować,
  • w rozdziale 75075, czyli w promocji,
  • w niewykorzystanych dotacjach i rezerwach: niewykorzystana część dotacji wraca do budżetu JST, a rezerwę celową można przeznaczyć na inny cel po spełnieniu warunków z art. 259 ust. 2 u.f.p.

  Więcej o tym, gdzie szukać środków, pisaliśmy w artykule Optymalizacja pracy Skarbnika: gdzie znaleźć na to środki?

  4. Pokaż, że to kwestia priorytetów

  Festyn, kampania promocyjna, gadżety z herbem gminy. Wydatki z rozdziału 75075 są uzasadnione, a do tego mają jedną przewagę: widać je. Narzędzie dla wydziału finansowego przegrywa z tym, co trafia na plakat.

  To kwestia priorytetów, a nie „magicznego braku pieniędzy”. Ograniczenie jednej kampanii może uwolnić środki na narzędzie, które zmniejsza ryzyko pomyłek i przyspiesza pracę nad budżetem. Na plakacie tego nie będzie, ale w wydziale finansowym poczujecie różnicę.

  5. Mów o ryzyku, a nie o wygodzie

  „Będzie nam łatwiej” to słaby argument. Włodarz przedkłada projekty uchwał i odpowiada za wykonanie budżetu. Mów więc o tym, co dotyczy jego: o błędzie w uchwale budżetowej albo WPF, o uwagach RIO, o zmianach składanych na ostatnią chwilę przed sesją.

  Oprogramowanie to element zarządzania ryzykiem finansowym JST, a nie fanaberia Skarbnika.

  6. Przyjdź z gotowym wariantem, a nie z prośbą

  „Potrzebujemy programu” zostawia całą pracę włodarzowi. Musi ocenić sens zakupu i wziąć na siebie odpowiedzialność. Łatwiej powiedzieć „nie”.

  Inaczej brzmi propozycja z kwotą i źródłem. Przykład z grupy Skarbników: jednostka chciała przesunąć 50 tys. zł w §4210 na materiały biurowe i środki czystości „na zapas”. Za podobną kwotę gmina ma licencję Publink na kilka lat. Kiedy kładziesz na stole oba warianty, włodarz nie musi już szukać. Wystarczy, że wybierze.

  7. Pokaż, że inni już to zrobili

  Skoro uchwały wychodzą na czas, a sprawozdania trafiają do RIO w terminie, to po co cokolwiek zmieniać? Włodarz widzi efekt, nie widzi wysiłku. Dopóki dajesz radę, problem dla niego nie istnieje.

  Tu pomaga argument spoza urzędu. Prawie 65% JST korzysta już z Publink. To nie zachcianka jednej gminy czy powiatu, tylko standard w branży.

  8. Przelicz to na etat

  W praktycznie każdej JST trudno zatrudnić dobrą kadrę. Czasem choroba albo wypadek potrafią wywrócić do góry nogami wszystkie plany wydziału. Wielu Skarbników traktuje nasze oprogramowanie jako zabezpieczenie: dla Skarbnika, gdy któryś z pracowników „wypadnie”, i dla włodarza, który w razie choroby Skarbnika ma dane w jednym miejscu. Można też spojrzeć na to z drugiej strony: czasem program odciąża zespół na tyle, że nie trzeba szukać kolejnej osoby do WPF.

  9. Pokaż, że to… oszczędność

  Tak! Dobrze przeczytałeś. Znamy niejedną historię, w której Skarbnik, odciążony przez oprogramowanie od powtarzalnych, rutynowych czynności, mógł skupić się na sprawach strategicznych i na przykład znaleźć oszczędności w budżecie lub dodatkowe źródło finansowania na ważny projekt.

  10. Nie przygotowuj się od zera

  Żeby przekonać włodarza, potrzebujesz liczb, porównań i wariantów finansowania. Wiemy, że czasu na to brakuje, bo zjada go praca bez narzędzi. Dlatego przygotowaliśmy ściągę: pięć pytań, z którymi pójdziesz na rozmowę dobrze przygotowany. Znajdziesz je na końcu tekstu.

  11. Pokaż szefowi Skarbnicę: odpowiedź w sekundy zamiast drogiej opinii prawnej

  Ile urząd płaci co miesiąc za opinie prawne, które powstają dniami, a na końcu i tak dają odpowiedź „to zależy”? Pokaż włodarzowi Skarbnicę AI na żywym przykładzie. Weź skomplikowany problem budżetowy czy prawny, z którym urząd mierzy się właśnie teraz. Skarbnicy wprost mówią, że w kilka chwil dostają ze Skarbnicy AI lepszą, bardziej konkretną i popartą orzecznictwem odpowiedź niż z drogo opłacanych kancelarii. Gdy włodarz zobaczy, że dostaje natychmiastową podkładkę pod trudną decyzję i do tego oszczędza na obsłudze prawnej, argument o „braku środków” przestanie istnieć.

  12. Zdejmij z włodarza stres przed sesją Rady

  Dla wójta, burmistrza czy starosty niemal każda sesja Rady to test wizerunkowy. Sesje są przecież transmitowane. Błędy w uchwałach, niezgodności między budżetem a WPF czy poprawki nanoszone „na kolanie” w trakcie obrad to nie tylko wpadka wydziału finansowego – to osłabienie pozycji włodarza i pożywka dla opozycji. Pokazując narzędzie, pokaż mu spokój. Dobre oprogramowanie to gwarancja, że materiały dla radnych są bezbłędne, spójne i dostarczone na czas, a włodarz idzie na sesję z pełną pewnością siebie.

  Co JST dostaje za te pieniądze

  Włodarz zapyta w końcu: „I co my z tego będziemy mieli?”. Odpowiedź powinna być konkretna. System Publink:

  • porządkuje pracę m.in. nad budżetem i WPF,
  • zmniejsza ryzyko błędów,
  • przyspiesza przygotowanie uchwał i zmian w trakcie roku,
  • pozwala zarządzać dokumentami finansowymi w jednym miejscu,
  • szybko generuje sprawozdanie opisowe z wykonania budżetu,
  • porównuje historyczne dane budżetowe nawet 7 lat wstecz
  • udostępnia sztuczną inteligencję przygotowaną specjalnie z myślą o pracy JST: jej przepisach, dokumentach i codziennych zadaniach.
    
    

  Czas, który zespół traci dziś na szukanie przepisów i ich interpretacji, a co gorsza na poprawki, można przeznaczyć na zadania, których z roku na rok przybywa. O zakresie wsparcia decydujesz Ty: to Ty wybierasz, czy jednostka potrzebuje opieki kompleksowej, czy podstawowej.

  Ściąga przed rozmową z włodarzem

  Zanim powiesz albo usłyszysz „Nie mamy w budżecie środków na program”, odpowiedz sobie na pięć pytań:

  1. Jak wygląda wykonanie wynagrodzeń i ile może zostać na koniec roku?
  2. Co planujemy kupić z §4210 i czy naprawdę potrzebujemy tego teraz?
  3. Czy jedną kampanię z rozdziału 75075 da się ograniczyć?
  4. Czy mamy niewykorzystane dotacje albo rezerwę celową, którą można przeznaczyć na inny cel zgodnie z art. 259 u.f.p.?
  5. Ile godzin w miesiącu wydział traci na poprawki i ręczną pracę?

  Z odpowiedziami idziesz do gabinetu z propozycją, a nie z prośbą.

  Pieniądze na narzędzie często już są w budżecie. Trzeba je tylko pokazać włodarzowi, zanim powie „nie mamy”.

  Chcesz mieć argument z pierwszej ręki? Umów prezentację. Wielu sceptycznych Skarbników zmieniło zdanie po jednym niezobowiązującym spotkaniu, na którym pokazaliśmy na danych ich JST, że życie Skarbnika może być prostsze.